Aufzeichnung von Geschäfts-und Finanztransaktionen

KODEX-GRUNDSÄTZE

Wir treffen gute Entscheidungen und wahren das Vertrauen unserer Investoren, wenn die ihnen zur Verfügung gestellten Finanzinformationen von Albemarle korrekt und vollständig sind. Albemarle verfügt über interne Kontrollen, um sicherzustellen, dass unsere Bücher und Aufzeichnungen unsere Geschäfts- und Finanztransaktionen und den zugrunde liegenden Geschäftszweck vollständig und objektiv und korrekt wiedergeben.
  • Wir führen Transaktionen nur in Übereinstimmung mit diesem Kodex, den geltenden Richtlinien und Gesetzen durch. Es liegt in unserer persönlichen Verantwortung, deren Anforderungen zu kennen.
  • Wir genehmigen Transaktionen nur im Rahmen der uns übertragenen Befugnisse.
  • Wir validieren Transaktionen sowie die Quelle, das Ziel und die Übertragung von Geldern durch geeignete Begleitdokumente.
  • Wir erstellen nicht absichtlich falsche, unvollständige oder irreführende Einträge in unserer Buchhaltung.
  • Wir verwenden Gelder oder Vermögenswerte von Albemarle nicht in einer Weise, die gegen unseren Kodex oder geltendes Recht verstößt.
  • Wir vermeiden die Errichtung oder Aufrechterhaltung von nicht offenbarten oder nicht dokumentierten Fonds oder Vermögenswerten der Gesellschaft.
  • Wir erfassen alle konzerninternen Transaktionen zu marktüblichen Konditionen und in Übereinstimmung mit den OECD-Verrechnungspreisleitlinien (OECD Transfer Pricing Guidelines for Multinational Enterprises and Tax Administrations).
  • Wir sind bei der Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern und Steuerbehörden ehrlich, transparent und handeln unverzüglich.
  • Wir melden Bedenken hinsichtlich der Richtigkeit unserer Buchhaltung, der Integrität unserer internen Kontrollen oder eines vermuteten Betrugs unverzüglich.
  • Wir sammeln und analysieren Unterlagen über potenzielle Geschäftspartner, um sicherzustellen, dass sie an legitimen Geschäftsaktivitäten beteiligt sind und dass ihre Mittel aus legitimen Quellen stammen.

Unsere Kodex-Grundsätze in Aktion

  • Stellen Sie sicher, dass alle Spesen der richtigen Kostenstelle zugeordnet werden.
  • Arbeitnehmer außerhalb des Treasury, die eine Treasury/Banking-bezogene Tätigkeit ausüben, benötigen eine schriftliche Genehmigung des Treasurer oder des Chief Financial Officer.
  • Alle Devisengeschäfte müssen in Übereinstimmung mit der Finanzpreis-Risikomanagement-Richtlinie (Financial Price Risk Management Policy) durchgeführt werden.
  • Stellen Sie Treasury geeignete Nachweise und Kontaktdaten für den Zahlungsempfänger zur Verfügung, um die Übermittlung von Geldern zu unterstützen.
  • Machen Sie sich mit den Leitfäden zur effektiven Überwachung von externen Handelsgehilfen und Kunden und zur effektiven Überwachung von Lieferanten (Guidance on Appropriate Monitoring of Third Party Sales Representatives & End Customers; Guidance on Appropriate Monitoring of Vendors) vertraut. Achten Sie auf Warnsignale wie zum Beispiel
    • zu komplizierte Geschäftsstrukturen;
    • die Aufforderung zur Barzahlungen von einem Geschäftspartner;
    • Zahlungen von Zahlungspflichtigen, die dem Zahlungsempfänger nicht zugeordnet werden können;
    • ungewöhnliche Geldtransfers in oder aus Ländern, die nicht mit der jeweiligen Transaktion zusammenhängen;
    • Transaktionen, die strukturiert wurden, um Erfassungs- oder Meldepflichten zu umgehen; oder
    • andere verdächtige Zahlungsbedingungen.

DEFINIERTE BEGRIFFE

Buchhaltung

Das US-Recht verpflichtet Unternehmen wie Albemarle, Bücher, Aufzeichnungen und Buchhaltungsdokumente zu erstellen und zu führen, die die Geschäftsbeziehungen und die Veräußerung von Vermögenswerten des Unternehmens genau und angemessen dokumentieren. Zu diesen Büchern und Aufzeichnungen gehören alle Dokumente oder Aufzeichnungen, die Finanzinformationen beschreiben (z.B. Gewinn- und Verlustabrechnungen, Bilanzen, Journalbuchungen, Spesenabrechnungen); Geschäftsvorgänge (z.B. Angebotsdokumentation, Bestellungen, Rechnungen, Preisgenehmigungen, Verträge); Betriebsabläufe (z.B. Instandhaltungsaufzeichnungen); individuelle Aktivitäten (Geschenke und Genehmigungsformulare für Bewirtungen, Formulare für Interessenkonflikte, Stundenzettel, Telefonaufzeichnungen) oder regulatorische Eingaben (z.B. Steuererklärungen).

Interne Kontrollen

meint die Prozesse, die innerhalb eines Unternehmens eingesetzt werden, um die Zuverlässigkeit der Finanzberichterstattung und der Erstellung von Abschlüssen sicherzustellen. Das US-Recht verpflichtet Unternehmen wie Albemarle, ein System interner Rechnungslegungskontrollen zu entwickeln und aufrechtzuerhalten, das ausreicht, um angemessene Garantien dafür zu geben, dass Transaktionen in Übereinstimmung mit der Genehmigung des Managements durchgeführt werden, dass keine unbefugten Zahlungen erfolgen und dass das Unternehmen seinen Jahresabschluss in Übereinstimmung mit den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen erstellen kann.

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