Auswahl und Management unserer Lieferanten

KODEX-GRUNDSÄTZE

Die effiziente Beschaffung von Waren, Dienstleistungen und Rohstoffen ist wichtig für die Entwicklung und den Ausbau unserer Standorte sowie für die Produktion und Auslieferung unserer Produkte an unsere Kunden. Wir wählen Lieferanten nach objektiven Kriterien sowie danach aus, ob sie unsere Werte teilen.

  • Wir sind bestrebt, sicherzustellen, dass bestehende und potentielle Lieferanten die geltenden Gesetze einhalten, mit Integrität arbeiten, ihre negativen Auswirkungen auf die Umwelt und ihr lokales Umfeld minimieren, einen sicheren und gesunden Arbeitsplatz bieten, die grundlegenden Menschenrechte der Arbeitnehmer beachten und die Vorschriften über Konflikt-Mineralien und das Verbot der Kinderarbeit einhalten.
  • Wir führen Ausschreibungsverfahren transparent durch, behandeln Lieferantenangebote vertraulich und verschaffen keinem bestehenden oder potenziellen Lieferanten einen unfairen oder unangemessenen Vorteil.
  • Wir überwachen bestehende und potentielle Lieferanten, um sicherzustellen, dass sie nicht in Absprachen verwickelt sind oder in unzulässiger Weise wettbewerbsrelevante Informationen über Albemarle austauschen.
  • Wir sind bestrebt, tatsächliche oder potenzielle Interessenkonflikte zu vermeiden, die sich aus der Auswahl oder Nutzung eines Lieferanten ergeben.
  • Wir behandeln unsere Lieferanten mit Respekt, kommunizieren unsere Anforderungen klar und transparent und bezahlen ordnungsgemäße Rechnungen termingerecht.
  • Wir erwarten von unseren Auftragnehmern und Lieferanten, dass sie unsere Vorgaben zu den Themen Gesundheit und Sicherheit erfüllen.
  • Wir untersagen unseren Lieferanten, im Namen von Albemarle Bestechungsgelder zu zahlen; das gilt auch für Schmiergelder.
  • Wir bezahlen nur Waren und Dienstleistungen, die tatsächlich geliefert bzw. erbracht werden, und achten bei unseren Lieferanten auf Hinweise auf Betrug oder Korruption.
  • Wir arbeiten nicht mit Lieferanten zusammen, wenn wir den Verdacht haben, dass eine solche Zusammenarbeit gegen Exportkontrollvorschriften oder Sanktionsgesetze verstößt.
  • Wir lassen es nicht zu, dass ein Lieferant Handlungen vornimmt, die gegen diesen Kodex oder geltende Gesetze verstoßen, und fordern ihn weder hierzu auf, noch erwarten dies von ihm.
  • Wir vermeiden Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten oder Verkäufern, die möglicherweise an Geldwäsche beteiligt sind.

UNSERE KODEX-GRUNDSÄTZE IN AKTION

  • Befolgen Sie die Einkaufsrichtlinie (Global Procurement Policy).
  • Beachten Sie die Vorgaben dieses Kodex, wenn Sie für Ihre Reisekosten die Firmenkreditkarte einsetzen (Umgang mit Spesen und Auslagen), und halten Sie beim Einkauf mit Firmenkreditkarten die Vorgaben der Purchasing Card Policy ein.
  • Führen Sie bei potenziellen Lieferanten angemessene Kontrollen in Übereinstimmung mit der Qualifizierungsrichtlinie für Lieferanten (Vendor Qualification Policy) durch
  • Holen Sie eine Vorabgenehmigung gemäß der Einkaufsrichtlinie (Global Procurement Policy), der Richtlinie zur Vermeidung von Bestechung und Bestechlichkeit (Anti-Corruption Policy) und im Einklang mit demVerfahren für den Umgang mit Compliance-relevanten Lieferanten (Compliance Sensitive Vendor Procedure) ein, bevor Sie
  • Verhandeln, autorisieren und unterzeichnen Sie Lieferantenverträge in Übereinstimmung mit der Richtlinie über den Abschluss von Verträgen mit Lieferanten (Vendor Agreements Policy), und stellen Sie sicher, dass sie die zu erwerbenden Dienstleistungen oder Produkte sowie den Preis klar festlegen.
  • Stellen Sie sicher, dass der Lieferant eine ordnungsgemäße Beauftragung erhalten hat, bevor er mit der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen beginnt.
  • Überprüfen Sie Lieferantenrechnungen sorgfältig, um sicherzustellen, dass sie die eingekauften Waren und Dienstleistungen korrekt wiedergeben, und stellen Sie sicher, dass sie der richtigen Kostenstelle zugeordnet werden.
  • Vor der Genehmigung von Rechnungen sollten Sie auf Warnsignale achten, wie z.B.:
    • vage oder unklare Beschreibung der zu zahlenden Posten;
    • unerwartete Abweichungen von vereinbarten Lieferungen, Leistungen oder Mengen;
    • Zahlungen, die an andere Personen als den Lieferanten gerichtet sind, der die Waren und Dienstleistungen tatsächlich geliefert hat; und
    • Zahlungen auf Bankkonten, die sich außerhalb des Heimatlandes des Lieferanten befinden, oder außerhalb des Landes, in dem der Lieferant Geschäfte macht oder aus dem die Waren stammen oder in dem die Dienstleistungen erbracht wurden.
  • Befolgen Sie die Anleitung zur angemessenen Überwachung von Lieferanten (Guidance on Effective Monitoring of Vendors), und kontaktieren Sie sofort Global Ethics & Compliance, wenn Sie vermuten, dass ein Lieferant gegen diesen Kodex oder unsere Werte verstoßen hat.
  • Befolgen Sie den Kodex (Interessenkonflikte managen), wenn Sie, Ihr Ehepartner, Ihr Partner oder ein Verwandter eine signifikante Beteiligung an einem potenziellen oder bestehenden Lieferanten von Produkten oder Dienstleistungen hat oder haben kann, auf dessen Auswahl Sie Einfluss haben.
  • Befolgen Sie den Kodex (Geschenke anbieten oder annehmen und Bewirtung), wenn Sie beabsichtigen, ein Geschenk, eine Mahlzeit, Entertainment oder Etwas anderes von Wert von einem bestehenden oder zukünftigen Lieferanten anzunehmen.
  • Stellen Sie allen bestehenden und zukünftigen Lieferanten eine Kopie des Albemarle Verhaltenskodex für Geschäftspartner (Code of Conduct for Business Partners) zur Verfügung.
  • Wenden Sie sich an die Rechtsabteilung oder Global Ethics & Compliance, wenn ein Lieferant von Albemarle verlangt, eine Endverbleibserklärung, eine Ethik- und Konformitätserklärung oder eine andere Art von Erklärung zu unterzeichnen.
  • Wenden Sie sich unverzüglich an die Rechtsabteilung oder Global Trade Compliance Operations, wenn Sie wissen oder vermuten, dass ein Kunde oder externer Handelsgehilfe
    • versucht, Albemarle zur Unterlassung von Geschäften mit oder in Israel zu verpflichten; dies gilt auch
      • für Geschäfte mit in Israel tätigen Unternehmen; oder
      • für Geschäfte mit Unternehmen, die Beziehungen zu anderen in Israel tätigen Unternehmen unterhalten.
    • versucht, Albemarle zur Unterlassung von Geschäften mit anderen Personen im Hinblick auf deren Rasse, Religion, Geschlecht, ethnische Herkunft oder Nationalität anzuhalten;
    • versucht, Informationen über die direkten oder indirekten Geschäftsaktivitäten von Albemarle mit oder in Israel herauszufinden.

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DEFINIERTE BEGRIFFE

Bestechung

ist das direkte oder indirekte Anbieten, zur Verfügung stellen oder Annehmen von Etwas von Wert in der Absicht, eine Person in unzulässiger Weise zu beeinflussen, um einen unlauteren Vorteil zu erlangen. Dazu gehören z.B. unzulässige Einflussnahmen auf:

  • die Entscheidung, ob ein Antrag, eine offizielle Anfrage oder ein vergleichbares Anliegen genehmigt werden soll;
  • die Erteilung oder den Widerruf einer Genehmigung, einer Lizenz, einer Quote, eines Visums oder einer anderen Erlaubnis, die es dem Empfänger ermöglicht, eine bestimmte Tätigkeit auszuüben;
  • die Vergabe eines Auftrags oder der Abschluss eines Kaufvertrages;
  • die Entscheidung über die Durchsetzung oder Nichtdurchsetzung eines bestimmten Gesetzes oder einer bestimmten Verordnung gegen ein Unternehmen oder eine Person;
  • die Entscheidung über die Durchsetzung oder Nichtdurchsetzung von Vertragsbedingungen wie z.B. Leistungsgarantien;
  • die Entscheidung, ob eine Zahlung verlangt wird oder nicht, oder wie viel zu zahlen ist (z.B. Steuern); und
  • eine Änderung des bestehenden Rechts.

Bestechung umfasst auch die Gewährung von Schmiergeldern.

Compliance-relevante Lieferanten

sind Lieferanten,

  • von denen Sie wissen oder vermuten, dass sie im direkten oder indirekten Eigentum eines Behördenvertreters oder eines seiner Verwandten stehen;
  • die mit oder im Auftrag oder im Namen von Albemarle mit einem Behördenvertreter zusammenarbeiten werden oder könnten; oder
  • die von einem Behördenvertreter (einschließlich Arbeitnehmern von staatlich kontrollierten Unternehmen) empfohlen wurden.
Konflikt-Mineralien

sind Mineralien, die in einem Hochrisikogebiet oder einer Zone bewaffneten Konflikts gefördert und illegal gehandelt werden, um diese Kämpfe zu finanzieren oder anderweitig zu verlängern. Hierzu gehören unter anderem Kobalt, Kassiterit (für Zinn), Wolframit (für Wolfram), Columbit-Tantalit (für Tantal), Golderz und Diamanten.

Korruption

meint unehrliches oder unethisches Verhalten von Personen mit Einfluss oder Macht zu ihrem persönlichen Vorteil.

Import- und Exportkontrollvorschriften

sind Gesetze und Verordnungen, die den grenzüberschreitenden Verkehr bestimmter Güter regulieren. Exportkontrollvorschriften können beispielsweise den Erwerb einer Lizenz fordern und, ohne eine solche Lizenz, die folgenden Handlungen verbieten (wobei die Erforderlichkeit einer Lizenz von der Klassifizierung der zu exportierenden Ware, dem beabsichtigten Ziel, der beabsichtigten Endverwendung und dem Endverwender abhängt):

  • den Export oder den Reexport spezieller Güter, die auf verschiedenen „Listen kontrollierter Güter“ der USA, der EU oder anderer Staaten aufgeführt sind. Diese Güter können häufig für militärische Zwecke verwendet werden, d.h. sie sind Dual-Use-Güter, die überwiegend kommerziell verwendet werden, aber auch einen militärischen Nutzen haben, weshalb ihr Export eingeschränkt ist;
  • die Weitergabe kontrollierter Technologien, auch per E-Mail und über andere Online-Kommunikationsmittel, oder auf physischen Wegen; und
  • den Export (und vorübergehenden Import) von Artikeln, technischen Daten und Dienstleistungen, die für Zwecke der Verteidigung verwendet werden können.
Schmiergelder

sind kleinere Zahlungen an untergeordnete Behördenvertreter als persönlicher Vorteil, um die Durchführung einer routinemäßigen Maßnahme (z.B. die Zollabfertigung oder die Vergabe von Lizenzen, Genehmigungen oder Visa) sicherzustellen oder zu beschleunigen.

Schmiergelder sind in den meisten Ländern illegal und können die Tür für schwerwiegendere Korruptionsvorwürfe öffnen.

Sanktionsgesetze

bestehen aus einer Vielzahl von politischen und/oder wirtschaftlichen Maßnahmen, die die Entscheidungen und das Verhalten von Regierungen, Einzelpersonen oder Gruppen beeinflussen sollen. Sie können umfassend ausgestaltet sein und kommerzielle Aktivitäten mit einem Land vollumfänglich verbieten (solange keine Genehmigung vorliegt), oder speziell und gezielt Transaktionen von und mit bestimmten Unternehmen, Einzelpersonen oder Gruppen verhindern. Im Allgemeinen schränken diese Gesetze und Verordnungen sowie darauf gestützte Zwangsmaßnahmen den Handel oder andere Geschäfte direkt oder indirekt ein, z.B. durch finanzielle Beschränkungen für Geschäfte mit bestimmten Ländern, Regimen, Unternehmen und/oder Einzelpersonen. Beispielsweise können Sanktionsgesetze die folgenden Handelsformen untersagen:

  • den Import aus oder Export in ein sanktioniertes Land oder eine sanktionierte Region (z.B. Kuba, Iran, Syrien, Nordkorea oder Krim);
  • Exporte/Importe oder andere Geschäfte mit Waren, die aus einem sanktionierten Land stammen, oder andere direkte oder indirekte Transaktionen und/oder Geschäfte mit sanktionierten Regierungen oder natürlichen oder juristischen Personen, wie beispielsweise bestimmten terroristischen Gruppen; oder
  • die Genehmigung, Finanzierung, Unterstützung oder Sicherstellung einer Transaktion eines Nicht-US-Bürgers durch einen US-Bürger, wenn diese Transaktion verboten wäre, wenn sie von einem US-Bürger durchgeführt würde.
Signifikante Beteiligung

Im Regelfall wird Ihre Beteiligung erst als signifikant angesehen, wenn Sie mindestens 5% der Anteile an einem Unternehmen halten, das Geschäfte mit Albemarle tätigt. Abweichend davon sollten Sie jedoch auch eine Beteiligung in Höhe von weniger als 5% als signifikant ansehen, wenn sie ausreichend ist, um Ihr Urteilsvermögen und Ihre Loyalität Albemarle gegenüber bei Ihrer Arbeitsleistung zu beeinträchtigen, oder um den Anschein zu erwecken, dass sie beeinträchtigt sein könnten. Das gilt beispielsweise, wenn diese Anteile einen Großteil Ihres persönlichen Vermögens ausmachen.

Wettbewerbsrelevante Informationen

Die folgenden Arten von Informationen gelten als Beispiele für wettbewerbsrelevante Informationen:

  • Marketingpläne und nicht-öffentliche Marktbeurteilungen;
  • Kostendaten, die jünger als 12 Monate sind;
  • Details über Verhandlungen mit einzelnen Kunden oder Lieferanten;
  • aktuelle oder in jüngerer Vergangenheit vereinbarte Verkaufs- oder Einkaufsbedingungen (Preise, Margen, Provisions- und Kreditkonditionen);
  • strategische Informationen (Expansions- und Stilllegungspläne);
  • Gehälter und andere Bedingungen für die Vergütung von Arbeitnehmern, sofern diese Daten jünger als 12 Monate sind;
  • Innovationspläne und geistiges Eigentum; und
  • Produktions-, Export-, Verkaufs- und Einkaufsdaten, die jünger als 12 Monate sind.

Keine wettbewerbsrelevanten Informationen sind

  • Informationen, die öffentlich zugänglich sind; das gilt auch für Informationen, die nur über Abonnement-Dienste zugänglich sind;
  • Informationen, die älter als 12 Monate sind und nicht mehr als Wettbewerbsvorteil angesehen werden können, wenn sie mit oder von einem Wettbewerber geteilt werden;
  • Gesundheits-, Sicherheits- oder Umweltvorschriften (HSE); oder
  • Informationen über die technische Leistungsfähigkeit von Geräten.
Geldwäsche

liegt vor, wenn die Art und Herkunft von Geld, die im Zusammenhang mit kriminellen Aktivitäten stehen, durch Verwendung für rechtmäßige Geschäftsbeziehungen verborgen werden, oder wenn rechtmäßig erlangte Mittel zur Unterstützung krimineller Aktivitäten, einschließlich Terrorismus, verwendet werden. Geldwäsche besteht in der Regel aus drei Phasen: Einspeisung, Verschleierung und Integration.

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