Geschäftsreisen

KODEX-GRUNDSÄTZE

Wenn wir im Namen von Albemarle reisen, tun wir das sicher und verantwortungsbewusst.

  • Wir treffen alle Vorkehrungen, um unsere Sicherheit und unser Wohlbefinden auf Geschäftsreisen zu gewährleisten.
  • Wir halten uns an die geltenden Vorschriften über die Einreise und holen bei Bedarf Visa ein.
  • Wir achten auf die lokale Kultur, Bräuche und Gesetze, wenn wir reisen.
  • Wir stellen sicher, dass wir nach einer Reise ausreichend ausgeruht sind, um Arbeiten an einem Standort sicher und effektiv ausführen zu können.
  • Für die Buchung von Reisen nutzen wir autorisierte Vertreter, damit die Sicherheit unserer Arbeitnehmer überwacht werden kann.
  • Wir sind bei unseren reisebezogenen Entscheidungen kostenbewusst und verursachen nur angemessene Reisekosten.

Unsere Kodex-Grundsätze in Aktion

  • Befolgen Sie bei der Reiseplanung die Reiserichtlinie (Business Travel Policy).
  • Befolgen Sie den Kodex ( Geschenke anbieten oder annehme und Bewirtung), wenn Ihre Pläne für die jeweilige Dienstreise Geschenke oder eine Bewirtung für andere Personen im Wert von über 150 US-Dollar beinhalten.
  • Verwenden Sie Ihre Firmenkreditkarte, um Reisen zu buchen und andere Geschäftsreisekosten zu bezahlen.
  • Die Bargeldabhebung mit einer Firmenkreditkarte ist nur bei Karten möglich, die in bestimmten Ländern ausgestellt wurden. Heben Sie Bargeld mit einer solchen Karte nur in Notfällen ab und erstatten Sie dem Kreditkarteninstitut das Geld zurück, das zur Deckung der Geschäftsreisekosten nicht erforderlich ist.
  • Verwenden Sie Ihre persönliche Kreditkarte nur, wenn auf Ihrer Geschäftsreise keine Firmenkreditkarte akzeptiert wird.
  • Verwenden Sie Bargeld nur, wenn Kreditkarten nicht akzeptiert werden, oder um (im angemessenen Rahmen) Trinkgelder zu bezahlen.
  • Besorgen Sie die erforderlichen Visa rechtzeitig vor der geplanten Reise.
  • Holen Sie die Vorabgenehmigung Ihres GBU-Präsidenten oder des Leiters der Corporate Function ein, bevor Sie Reisen an einen risikoreichen Ort buchen, wie von International SOS, dem Reise-Sicherheitsberater von Albemarle, empfohlen.
  • Wenden Sie sich umgehend an Global Ethics& Compliance oder die Rechtsabteilung, wenn während Ihrer Reise ein Behördenvertreter ein Bestechungsgeld verlangt, einschließlich einer Schmiergeldzahlung.
  • Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie eine Zahlung leisten müssen, um einen Ihrer Gesundheit oder Sicherheit drohenden Schaden abzuwenden, gilt dies als Erpressungszahlung und nicht als Bestechung. Wenn eine solche Zahlung erforderlich ist, um Schäden zu vermeiden, leisten Sie die Zahlung, verlangen Sie nach Möglichkeit einen offiziellen Beleg, falls dies unter den gegebenen Umständen sicher möglich ist, und wenden Sie sich unverzüglich an Global Ethics & Compliance oder die Rechtsabteilung, sobald Sie dies sicher tun können.
  • Informieren Sie Ihren Vorgesetzten, wenn Sie vor der oder im Anschluss an die Geschäftsreise einen Urlaub planen, und weisen Sie nach, dass dies die Kosten für die Geschäftsreise nicht erhöht.
  • Buchen Sie nicht in eine niedrigere Buchungsklasse um, um die Kostendifferenz für ein Ticket für einen Begleiter zu Lasten von Albemarle zu nutzen.
  • Beraten Sie sich mit Global Trade Compliance Operations, bevor Sie in andere Länder reisen, ween Sie:
    •  Waren, Rohstoffe oder technische Geräte oder
    • ein Laptop oder ein Telefon, das kontrollierte Technologie oder geschützte Informationen enthält, mit sich führen.
  • Konsultieren Sie Global Ethics & Compliance oder die Rechtsabteilung, bevor Sie Informationen, einschließlich Informationen auf einem Laptop, aus China oder Russland mitnehmen, die als Staatsgeheimnisse dieses Landes betrachtet werden können.
  • Achten Sie darauf, nur angemessene Kosten zu verursachen, Belege einzuholen und Ihre Spesenabrechnungen rechtzeitig und in Übereinstimmung mit diesem Kodex (Umgang mit Spesen und Auslagen) und den Reisekostenrichtlinie (Business Expense Guidelines) einzureichen.

DEFINIERTE BEGRIFFE

Bestechung

ist das direkte oder indirekte Anbieten, zur Verfügung stellen oder Annehmen von Etwas von Wert in der Absicht, eine Person in unzulässiger Weise zu beeinflussen, um einen unlauteren Vorteil zu erlangen. Dazu gehören z.B. unzulässige Einflussnahmen auf:

    • die Entscheidung, ob ein Antrag, ein offizielles Anfrage oder ein vergleichbares Anliegen genehmigt werden soll;
    • die Erteilung oder den Widerruf einer Genehmigung, einer Lizenz, einer Quote, eines Visums oder einer anderen Erlaubnis, die es dem Empfänger ermöglicht, eine bestimmte Tätigkeit auszuüben;
    • die Vergabe eines Auftrags oder der Abschluss eines Kaufvertrages;
    • die Entscheidung über die Durchsetzung oder Nichtdurchsetzung eines bestimmten Gesetzes oder einer bestimmten Verordnung gegen ein Unternehmen oder eine Person;
    • die Entscheidung über die Durchsetzung oder Nichtdurchsetzung von Vertragsbedingungen wie z.B. Leistungsgarantien;
    • die Entscheidung, ob eine Zahlung verlangt wird oder nicht, oder wie viel zu zahlen ist (z.B. Steuern); und
    • eine Änderung des bestehenden Rechts.

Bestechung umfasst auch die Gewährung von Schmiergeldern. .

Kontrollierte Technologie

umfasst Hardware, Software, Dokumentation, Technologie oder andere technische Daten (oder Produkte, die eines der vorgenannten beinhalten oder verwenden), deren Export, Reexport oder Freigabe in bestimmte Länder gesetzlich (einschließlich auf Grundlage des U.S. Export Administration Act und der damit verbundenen Vorschriften) verboten ist oder eine Ausfuhrgenehmigung oder eine andere behördliche Genehmigung erfordert.

Schmiergelder

sind kleinere Zahlungen an untergeordnete Behördenvertreter als persönlicher Vorteil, um die Durchführung einer routinemäßigen Maßnahme (z.B. die Zollabfertigung oder die Vergabe von Lizenzen, Genehmigungen oder Visa) sicherzustellen oder zu beschleunigen.

Schmiergelder sind in den meisten Ländern illegal und können die Tür für schwerwiegendere Korruptionsvorwürfe öffnen.

Behördenvertreter

ist ein weit auszulegender Begriff und umfasst:

  • Arbeitnehmer einer Behörde, Beamte und Angestellte im öffentlichen Dienst oder sonstige Personen, die im Auftrag einer (nationalen, regionalen oder lokalen) öffentlichen Stelle, einschließlich Körperschaften, Anstalten und Stiftungen, tätig sind. Behördenvertreter sind zum Beispiel Minister, Richter, Bürgermeister, Polizeibeamte, Soldaten, Zollbeamte oder auch Chemieprofessoren an öffentlich-rechtlichen Universitäten;
  • Arbeitnehmer von internationalen staatlichen Organisationen, wie den Vereinten Nationen oder der Weltbank;
  • Arbeitnehmer von staatlichen oder staatlich kontrollierten Unternehmen, wie z.B. Raffinerien;
  • Vertreter einer politischen Partei, Parteifunktionäre oder Kandidaten für politische Ämter; und
  • Personen, die öffentliche Stellen, Positionen oder Ämter besetzen, die aus Brauch oder Konvention entstanden sind, wie Vorsitzende von indigenen Gemeinden oder Mitglieder einer königlichen Familie.
Staatsgeheimnis

Informationen sind in der Regel Staatsgeheimnisse, wenn ihre Offenlegung der nationalen Sicherheit und den Interessen in den Bereichen Politik, Wirtschaft, Landesverteidigung oder Außenbeziehungen schaden kann. Beispiele hierfür sind:

  • wesentliche Entscheidungen im Zusammenhang mit nationalen Angelegenheiten (z.B. strategische Pläne);
  • nationale Verteidigungs- und militärische Aktivitäten;
  • Außenbeziehungen;
  • Währungsreserven;
  • Lage und Zustand von Bergwerken, Öl- oder Gasbohrungen;
  • inoffizielle Karten von Regionen;
  • Geschäftsgeheimnisse von Unternehmen im Staatseigentum; und
  • Ergebnisse geologischer Untersuchungen.

In vielen Fällen werden die Informationen explizit als Staatsgeheimnis bezeichnet, aber das wird nicht immer der Fall sein. So können beispielsweise Staatsgeheimnisse auch mündlich offengelegt werden. Informationen, die als Staatsgeheimnis betrachtet werden können, sind sehr breit gefächert und umfassen möglicherweise alle Informationen, die sich auf die Staatssicherheit und nationale Interessen beziehen und nicht öffentlich zugänglich sind.

Sie könnten beispielsweise in den folgenden Situationen Kenntnis von Staatsgeheimnissen erlangen:

  • wenn Sie von einem Kunden Informationen erhalten, der ein staatliches Unternehmen ist;
  • wenn Sie im Namen von Albemarle direkt mit den zuständigen Regierungsbehörden interagieren;
  • wenn Sie mit einem Dritten interagieren, der Zugriff auf Informationen hat, die aus staatlichen Quellen stammen;
  • wenn Sie Marktstudien erhalten, an denen auch Unternehmen im Staatseigentum teilgenommen haben; und
  • wenn Sie im Rahmen Ihrer Mitgliedschaft in einem Branchenverband und bei Standortbesuchen Informationen erhalten.

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