Het aanbieden of accepteren van geschenken en gastvrijheid

PRINCIPES VAN DE CODE

Het geven of ontvangen van kleine geschenken, maaltijden of entertainment kan soms een onderdeel uitmaken van het onderhouden en ontwikkelen van zakelijke relaties. Er kan echter een risico ontstaan van omkoping en corruptie wanneer iets van waarde wordt gegeven aan, of geaccepteerd van, een derde.

  • We kunnen alleen geschenken, gastvrijheid of iets anders van waarde aanbieden, geven of accepteren wanneer er een echt zakelijk doel is, het binnen de normale gang van zakendoen past en een redelijke waarde heeft.
  • Wij verbieden omkoping van iedereen, waaronder omkoping van personen die een ongepast voordeel kunnen bieden, zoals overheidsfunctionarissen, personen die werkzaam zijn in de particuliere sector, vakbondsleiders en werknemers van het bedrijf.
  • We verbieden ook om iemand indirect op ongepaste wijze te beïnvloeden door iets van waarde aan te bieden of te geven aan:
    • hun echtgenoten, partners of familieleden;
    • hun goede vrienden, medewerkers of zakenpartners;
    • een onderneming waarin de persoon een direct of indirect eigendomsbelang heeft; en
    • een organisatie waaraan de persoon is gekoppeld (bijv. een liefdadigheidsinstelling).
  • We vragen niet om geschenken, gastvrijheid of iets anders van waarde in ruil voor een beslissing ten gunste van de aanbieder.
  • We accepteren geen geschenken, gastvrijheid of iets anders van waarde als dit van invloed zou kunnen zijn op ons zakelijk oordeel.
  • We identificeren op de juiste manier alle geschenken of gastvrijheid die we aanbieden, samen met de identiteit van de ontvanger, in onze zakelijke onkostendeclaraties en verstrekken gepaste ondersteunende documentatie.

Onze principes van de code in actie

In overeenstemming met de Gifts & & Hospitality Policy mag je nooit:

  • geschenken in contanten, betaalmiddelen of leningen van welke waarde dan ook geven of accepteren;
  • iets van waarde aanbieden of geven dat de ontvanger niet mag accepteren volgens het beleid van zijn of haar werkgever of de lokale wetgeving;
  • iets van waarde aanbieden (met uitzondering van werkmaaltijden met een bescheiden waarde) aan een beslisser die een aanvraag of voorstel met betrekking tot Albemarle beoordeelt (bijv. aan een overheidsfunctionaris tijdens een licentie- of vergunningsproces of tijdens een aanbesteding wanneer de klant bestaat uit een staatsbedrijf of een onderneming waarover de staat zeggenschap heeft); of
  • om iets van waarde vragen in ruil voor een beslissing ten gunste van de aanbieder.

Uitzonderingen op dit verbod kunnen alleen worden toegestaan door de Chief Compliance Officer en de General Counsel.

Bij het aanbieden of verstrekken van iets van waarde moet je het volgende doen:

    • volg de code (Zakenreizen) als het gaat om het aanbieden van vervoer of accommodatie, en boek de reizen door gebruik te maken van het geautoriseerde reisbureau; en
    • Dien in overeenstemming met deze code (Het beheren van je zakelijke uitgaven) een gedetailleerde en nauwkeurige onkostendeclaratie in waarin de ontvangers, de organisatie en de titel van de ontvanger duidelijk staan vermeld, en verstrek alle ondersteunende ontvangstbewijzen, gerelateerde facturen en bewijzen van alle vereiste voorafgaande goedkeuringen.
Biedt je iets van waarde aan?

Wilt u iets aanbieden aan derden voor meer dan $ 150?

Vraag vooraf goedkeuring aan Global Ethics & Compliance voordat u iets boven de USD 150 aan iemand buiten Albemarle Corporation aanbiedt. Voorafgaande goedkeuring kan worden verkregen door ten minste een week voor het maken van de verwachte kosten een verzoek in Concur in te dienen.

Het is verboden om iets van waarde te ‘knippen’ in kleinere eenheden om deze vereiste van voorafgaande goedkeuring te vermijden

Ben je van plan om iets van waarde te accepteren?

Ben je van plan om entertainment met een waarde van meer dan $150 te accepteren?

Je moet per e-mail goedkeuring verkrijgen van de GBU-voorzitter of het functiehoofd voordat je entertainment (bijv. sport-, muziek- of andere evenementen) van derden kunt accepteren met een waarde van meer dan $150. 

Ben je van plan om iets anders te accepteren met een waarde van meer dan $150?

Je moet dit, voordat je iets van waarde accepteert van een derde (bijv. een geschenk, maaltijd) van meer dan $150, per e-mail bekendmaken aan je leidinggevende.

Denk je erover om iets van waarde aan te bieden of te accepteren?

Het aanbieden, geven of ontvangen van iets van waarde moet een legitiem zakelijk doel hebben (bijvoorbeeld niet voor een overheidsfunctionaris die een indiening van Albemarle evalueert tijdens een vergunnings- of aanbestedingsprocedure), binnen de normale gang van zakendoen passen en een redelijke, niet buitensporige, waarde hebben.

Alvorens iets van waarde aan te bieden, te geven of te accepteren, moet je het volgende in overweging nemen:
  •  Is er een legitiem zakelijk doel?
  • Gaat het om een activiteit die het relevante bedrijfsdoel overschaduwt?
  • Hoe zal het verstrekken of ontvangen ervan overkomen op anderen?
  • Wordt het openlijk gedaan, zonder moeite om het te verbergen?
  • Is het van een redelijke aard en waarde, in het kader van de lokale wetgeving, cultuur en praktijk?
  • Heeft de ontvanger daadwerkelijke of potentiële invloed op een recente, lopende of toekomstige beslissing in verband met Albemarle?
  • Kan dit de ontvanger een gevoel van verplichting opleggen?
  • Heeft de ontvanger in het afgelopen jaar andere dingen van waarde ontvangen van dezelfde partij?
  • Kun je controleren of de ontvanger gemachtigd is om het te ontvangen?
  • Hoe wordt het betaald? Via bedrijfs- of persoonlijke middelen?
  • Ben je je bewust van enige beperkingen volgens de lokale wetgeving of de gedragscode van de ontvanger?
  • Kan dit worden beschouwd als een mogelijke invloed op het oordeel van de ontvanger?

Neem contact op met Global Ethics & Compliance of de Juridische afdeling als je niet zeker weet of het aanbieden of accepteren van iets van waarde passend is.

GEDEFINIEERDE BEGRIPPEN

Omkoping:

Omkoping betekent het aanbieden, verstrekken of ontvangen van iets van waarde met de bedoeling om iemand op ongepaste wijze te beïnvloeden om een actie te ondernemen waardoor een oneigenlijk voordeel kan worden verkregen. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit ongepaste beïnvloeding over:

  • het besluit om een aanvraag, een officieel formulier of enig ander soort papierwerk te aanvaarden;
  •  het verlenen of intrekken van een vergunning, licentie, quotum, visum of enig andere toekenning waarmee de ontvanger een bepaalde activiteit kan uitvoeren;
  • het toekennen van een commercieel aankoop- of verkoopcontract;
  • het besluit om een bepaalde wet of regelgeving al dan niet te handhaven ten aanzien van een bedrijf of persoon;
  • het besluit om de naleving van contractuele voorwaarden, zoals prestatiegaranties, al dan niet te handhaven;
  •  het besluit om al dan niet een betaling te vereisen of hoeveel er moet worden betaald (bv. belastingen); en
  • het sponsoren of goedkeuren van een wijziging in de bestaande wetgeving.

Omkoping omvat ook het doen van faciliterende betalingen.

Corruptie

Oneerlijk of onethisch gedrag door iemand in een machts- of autoriteitspositie voor zijn of haar persoonlijk voordeel.

Iets van waarde

wordt ruim gedefinieerd en omvat elk soort voordeel voor de ontvanger, zoals:

  • geld (alle valuta’s inclusief bitcoin, en elke manier van levering zoals contant geld, cheque, bankoverschrijving, elektronische of mobiele overdracht);
  • andere betaalmiddelen zoals cadeau-, winkel-, kortings- of mobiele telefoonkaarten of kaarten met opgeslagen waarde;
  • geschenken;
  • maaltijden, entertainment en andere vormen van gastvrijheid;
  • reizen, inclusief vluchten en accommodatie;
  • aanbiedingen van een dienstverband of een stage;
  • een contract voor de aan- of verkoop van goederen of diensten;
  • een contract voor de aan- of verkoop of verhuur van onroerend goed;
  • een charitatieve donatie of bijdrage aan een gemeenschapsproject;
  •  een commerciële sponsoring;
  • vertrouwelijke informatie;
  • een investeringsmogelijkheid; en
  • elke andere vorm van persoonlijke gunst.
Overheidsfunctionarissen

Dit wordt ruim gedefinieerd, en kan het volgende omvatten:

  • een functionaris, werknemer of iemand die namens een overheidsinstantie optreedt, met inbegrip van een afdeling of bureau op enig niveau (nationaal, regionaal of lokaal). Voorbeelden hiervan zijn een minister, toezichthouder, rechter, burgemeester, politieagent, soldaat, douanebeambte of hoogleraar aan een openbare universiteit;
  • een werknemer van publieke internationale organisaties zoals de Verenigde Naties en de Wereldbank;
  • een werknemer van staatsbedrijven of ondernemingen waarover de staat zeggenschap heeft, zoals raffinaderijen;
  • een politieke partij, partijfunctionaris of kandidaat voor een politiek ambt; en
  • iemand die een benoeming, functie of positie bekleedt die door gewoonte of conventie is ontstaan, zoals leiders van inheemse gemeenschappen of leden van een koninklijke familie.
Familielid

Echtgeno(o)t(e) of soortgelijk van de persoon; de grootouders van de persoon en van de echtgeno(o)t(e), ouders, broers en zussen, kinderen, nichten, neven, tantes, ooms en de echtgeno(o)t(e) of soortgelijk van elk van deze mensen; of iemand die hetzelfde huishouden deelt.

Menu