Het beheren van zakelijke uitgaven

PRINCIPES VAN DE CODE

Werken bij Albemarle vereist vaak reizen en andere activiteiten waarbij zakelijke uitgaven ontstaan. Dergelijke uitgaven mogen alleen worden gedaan voor legitieme zakelijke doeleinden en deze moeten nauwkeurig worden vastgelegd.

  • We gebruiken bedrijfscreditcards of zakelijke inkoopkaarten alleen voor toegestane zakelijke uitgaven.
  • We dienen onze onkostendeclaraties op een eerlijke, nauwkeurige en tijdige manier in.
  • Onze declaraties bevatten redelijke details en volledige ondersteunende documentatie.
  • We bekijken de declaraties van ons team zorgvuldig en keuren deze alleen goed binnen onze financiële goedkeuringsautoriteit.
  • We autoriseren geen uitgaven van onszelf of van een senior werknemer.
  • We dienen geen valse, onvolledige of misleidende declaraties in.

Onze principes van de code in actie

  • Vul een aanvraagformulier in voor een bedrijfscreditcard (beschikbaar op de website van de afdeling Travel ) en zorg voor goedkeuring van je leidinggevende als je van plan bent om op zakenreis te gaan of anderszins binnen je functie regelmatig te maken hebt met zakelijke uitgaven.
  • Gebruik je creditcard voor reizen en uitgaven alleen voor die uitgaven die zijn toegestaan door de Business Expense Guidelines .
  • Gebruik je zakelijke inkoopkaarten in overeenstemming met het Purchasing Card Policy .
  • Gebruik alleen je persoonlijke creditcard als je bedrijfscreditcard niet geaccepteerd wordt.
  • Gebruik alleen contant geld wanneer creditcards niet geaccepteerd worden, of om redelijke tips te geven.
  • Geldopnames door gebruik te maken van de bedrijfscreditcard voor reizen en uitgaven zijn alleen mogelijk met kaarten die in bepaalde landen uitgegeven zijn. Neem alleen in noodgevallen contant geld op met een dergelijke kaart, en betaal zelf de uitgever van de kaart voor contant geld dat niet is gebruikt om zakelijke reiskosten te betalen.
  • Zorg ervoor dat zakelijke uitgaven correct worden geclassificeerd in overeenstemming met de Business Expense Guidelines .
  • Noteer in overeenstemming met het Beleid inzake geschenken en gastvrijheid nauwkeurig de namen van alle ontvangers van geschenken, maaltijden, gastvrijheid en al het andere van waarde van Albemarle in de desbetreffende onkostendeclaratie.
  • Dien onkostendeclaraties in zodra ze in Concur verschijnen, en niet later dan 10 dagen na de vorige cyclusduur om boetebetalingen te voorkomen.
  • Dien ondersteunende ontvangstbewijzen in voor alle uitgaven, volgens het advies van je lokale financiële team.
  • Betaal zelf voor eventuele kosten of rente veroorzaakt door het te laat indienen van je declaratie.
  • Bekijk de onkostendeclaraties van je team zorgvuldig, waaronder de ondersteunende ontvangstbewijzen, en eventuele uitgaven die door Concur, de afdeling Travel of Global Ethics & Compliance onder de aandacht worden gebracht.
  • Geef alleen toestemming voor uitgaven binnen je financiële goedkeuringsautoriteit.
Menu