Het omgaan met onze klanten en externe verkoopvertegenwoordigers

PRINCIPES VAN DE CODE

Samenwerkend met onze klanten zoeken we naar oplossingen met toegevoegde waarde, die onze klanten een competitief voordeel bieden op de markt. We gaan op een eerlijke, bescheiden, integere, transparante en respectvolle manier om met klanten, en we verwachten dat onze externe verkoopvertegenwoordigers op een vergelijkbare manier handelen.

 

  • Met nieuwsgierigheid proberen we de vereisten van onze klanten te begrijpen en samen te werken om onze producten en diensten op maat te maken.
  • We beloven alleen wat we kunnen waarmaken, en we leveren wat we beloven.
  • Wij streven ernaar om klanten volledige en nauwkeurige informatie te verstrekken over de prestaties, hanteringsvereisten en gezondheidsrisico’s van onze producten.
  • We pakken zorgen van onze klanten snel en met nederigheid aan.
  • We respecteren de privacy van onze klanten en nemen maatregelen om hun persoonsgegevens van werknemers te beschermen.
  • We proberen onze producten rechtstreeks aan klanten te verkopen, tenzij er een aangetoonde, kritieke zakelijke behoefte is of een wettelijke vereiste om de diensten van een externe verkoopvertegenwoordiger te gebruiken.
  • We verbieden alle vormen van omkoping en corruptie door onze werknemers, externe verkoopvertegenwoordigers of iemand anders die namens ons handelt.
  • Wij bieden of geven, direct of indirect, niets van waarde om een klant (met inbegrip van werknemers van staatsbedrijven) op ongepaste wijze te beïnvloeden om zaken te doen of een ongepast voordeel te behalen.
  • We vragen of accepteren niets van waarde dat onszelf ongepast zou beïnvloeden.
  • We zorgen ervoor dat we zakendoen met gerenommeerde klanten, voor legitieme zakelijke doeleinden, met legitieme fondsen.
  • We vermijden zakelijke relaties met klanten of externe verkoopvertegenwoordigers die mogelijk betrokken zijn bij het witwassen van geld.
  • We verkopen of verzenden niet naar personen, bedrijven of landen als we weten of vermoeden dat dergelijke activiteit in strijd is met de antiboycotwetgeving, export voorschriften of sanctiewetten of -voorschriften.
  • We selecteren onze externe verkoopvertegenwoordigers zorgvuldig, en houden op de juiste wijze toezicht op en controleren hun gedrag.
  • We eisen van onze externe verkoopvertegenwoordigers naleving van toepasselijke wetgeving en naleving van de Albemarle Code of Conduct for Business Partners.
  • We vragen of verwachten niet, en staan ook niet toe van externe verkoopvertegenwoordigers dat ze handelingen uitvoeren die in strijd zijn met onze kernwaarden, deze code of de toepasselijke wetgeving.
  • We laten van ons horen als we ons zorgen maken dat een klant of externe verkoopvertegenwoordiger niet in overeenstemming met onze kernwaarden, deze code of de toepasselijke wetgeving handelt.

Onze principes van de code in actie

  • Volg de Guidance on Appropriate Monitoring of Third Party Sales Representatives als je verantwoordelijk bent voor het beheer van de relatie met een klant of externe verkoopvertegenwoordiger.
  • Neem onmiddellijk contact op met de Juridische afdeling of Global Ethics & Compliance als je weet of vermoedt dat een werknemer, externe verkoopvertegenwoordiger, of iemand anders die optreedt namens Albemarle:
    • zich bezig houdt met omkoping, fraude of het witwassen van geld; of
    • een van onderstaande activiteiten heeft uitgevoerd met concurrenten:
      • prijzen van verkochte of gekochte goederen heeft vastgesteld, verhoogd, verlaagd of gestabiliseerd;
      • andere concurrerende voorwaarden, zoals prijsformules, toeslagen, kortingen, marges, rabatten, commissies of kredietvoorwaarden met concurrenten heeft vastgesteld.
      • concurrentiegevoelige informatie op een ongepaste manier openbaar gemaakt, opgevraagd of anderszins uitgewisseld heeft.
  • Neem onmiddellijk contact op met de Juridische afdeling of  Global Ethics & Compliance als je weet of vermoedt dat een klant of  externe verkoopvertegenwoordiger:
    • producten van Albemarle levert of bezorgt aan gesanctioneerde landen of personen en bedrijven op lijsten waar we geen zaken mee mogen doen; of
    • producten van Albemarle zullen gebruiken voor verboden eindgebruik, zoals terroristische activiteiten of de ontwikkeling van wapens of andere militaire doeleinden; of
    • van Albemarle vereist geen zaken te doen met of in Israël of met:
      • bedrijven die in Israël actief zijn;
      • bedrijven die relaties hebben met andere bedrijven die in Israël actief zijn; of
      • andere personen op basis van ras, religie, geslacht, nationale afkomst of nationaliteit; of
      • informatie inwint over de directe of indirecte zakelijke activiteiten van Albemarle met of in Israël.

Overleg met de Juridische afdeling of Global Ethics & Compliance als een leverancier, externe verkoopvertegenwoordiger of klant vereist dat Albemarle een eindgebruikscertificaat, een ethisch en nalevingscertificaat of een ander soort certificaat ondertekent.

GEDEFINIEERDE BEGRIPPEN

Antiboycotwetgeving

“Wetten die Amerikaanse bedrijven verbieden deel te nemen aan of samen te werken met een internationale boycot van een land of landen waar dergelijke boycots niet worden gehandhaafd door de Amerikaanse overheid, zoals de Arabische boycot tegen Israël.”

Iets van waarde

ruim gedefinieerd en omvat elk soort voordeel voor de ontvanger, zoals:

  • geld (alle valuta’s inclusief bitcoin, en elke manier van levering zoals contant geld, cheque, bankoverschrijving, elektronische of mobiele overdracht);
  • andere betaalmiddelen zoals cadeau-, winkel-, kortings- of mobiele telefoonkaarten of kaarten met opgeslagen waarde;
  • geschenken;
  • maaltijden, entertainment en andere vormen van gastvrijheid;
  • reizen, inclusief vluchten en accommodatie;
  • aanbiedingen van een dienstverband of een stage;
  • een contract voor de aan- of verkoop van goederen of diensten;
  • een contract voor de aan- of verkoop of verhuur van onroerend goed;
  •  een charitatieve donatie of bijdrage aan een gemeenschapsproject;
  •  een commerciële sponsoring;
  • vertrouwelijke informatie;
  • een investeringsmogelijkheid; en
  • elke andere vorm van persoonlijke gunst.
Omkoping:

het aanbieden, verstrekken of ontvangen van iets van waarde met de bedoeling om iemand op ongepaste wijze te beïnvloeden om een actie te ondernemen waardoor een oneigenlijk voordeel kan worden verkregen. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit ongepaste beïnvloeding over:

  • het besluit om een aanvraag, een officieel formulier of enig ander soort papierwerk te aanvaarden;
  • het verlenen of intrekken van een vergunning, licentie, quotum, visum of enig andere toekenning waarmee de ontvanger een bepaalde activiteit kan uitvoeren;
  • het toekennen van een commercieel aankoop- of verkoopcontract;
  • het besluit om een bepaalde wet of regelgeving al dan niet te handhaven ten aanzien van een bedrijf of persoon;
  •  het besluit om de naleving van contractuele voorwaarden, zoals prestatiegaranties, al dan niet te handhaven;
  • het besluit om al dan niet een betaling te vereisen of hoeveel er moet worden betaald (bv. belastingen); en
  •   het sponsoren of goedkeuren van een wijziging in de bestaande wetgeving.

Omkoping omvat ook het doen van faciliterende betalingen.

Concurrentiegevoelige informatie

De volgende soorten informatie worden beschouwd als voorbeelden van concurrentiegevoelige informatie:

  • marketingplannen en bedrijfseigen perspectieven op de markt;
  • kostengegevens minder dan 12 maanden oud;
  • details van onderhandelingen met individuele klanten of leveranciers;
  • huidige of recente verkoop- of aankoopvoorwaarden (prijs, marges, commissie en kredietvoorwaarden);
  • strategische informatie (uitbreiding van vestigingen en sluitingsplannen);
  •  informatie over salarissen en andere voorwaarden voor beloning van werknemers die minder dan 12 maanden oud is;
  • innovatieplannen en intellectueel eigendom; en
  • productie-, export-, verkoop- en inkoopgegevens die minder dan 12 maanden oud zijn.

 

Concurrentiegevoelige informatie omvat geen:

  • informatie die openbaar is, onder meer via abonneeservices;
  • informatie die meer dan 12 maanden oud is en die niet wordt beschouwd als een concurrentievoordeel als het gedeeld wordt met of door een concurrent;
  • gezondheids-, veiligheids- of milieugegevens; of
  • informatie met betrekking tot de technische prestaties van apparatuur.
Concurrenten

Albemarle concurreert op verschillende manieren met derden en elk valt in zijn eigen categorie van concurrenten. De categorieën van concurrenten omvatten:

Producenten en wederverkopers van concurrerende producten

Albemarle concurreert met andere producenten van lithium-, broom- en katalysatorproducten. Dit omvat bedrijven zoals FMC, Tianqim SQM, Grace, BASF, Lanxess en ICL.

Albemarle concurreert ook met bedrijven die zich bezighouden met de wederverkoop of handel van lithium-, broom- en katalysatorproducten, ongeacht of die producten gefabriceerd zijn door Albemarle of een derde.

Inkoop van goederen, diensten en grond

De lijst met concurrenten van Albemarle op de aanbestedingsmarkt is mogelijk veel groter dan die van producenten van speciale chemicaliën. Albemarle kan bijvoorbeeld concurreren met aannemers zoals Wood voor het inkopen van voertuigen die geschikt zijn voor onze vestigingen.

De categorie van concurrenten voor boekhoudkundige en juridische diensten is nog groter, omdat bijna alle bedrijven daar in verschillende mate gebruik van maken.

Verhuurders van personeel en aannemers

Albemarle concurreert ook met een groot aantal wervings- of vergoedingsbedrijven voor personeel en aannemers.

Gecontroleerde technologie

Hardware, software, documentatie, technologie of andere technische gegevens (of producten die het voorgaande bevatten of gebruiken) waarvan het exporteren, opnieuw exporteren of het vrijgeven ervan naar bepaalde rechtsgebieden of landen verboden is, of waarvoor een exportvergunning of andere overheidsgoedkeuring vereist is vanwege een wetgeving, waaronder de Amerikaanse Export Administration Act en de bijbehorende voorschriften.

Corruptie

Oneerlijk of onethisch gedrag door iemand in een machts- of autoriteitspositie voor zijn of haar persoonlijk voordeel

Import- en exportcontrolewetgeving

Wetten en voorschriften, die de verplaatsing van specifieke artikelen over nationale grenzen regelen. Voor exportcontrolewetgeving kan bijvoorbeeld een vergunning vereist zijn, of anderszins verboden zijn (of een vergunning vereist is, hangt af van de classificatie van het artikel dat moet worden geëxporteerd, de beoogde bestemming en het beoogde eindgebruik en de eindgebruiker):

  • elke export of wederuitvoer van specifieke artikelen die op verschillende ‘gecontroleerde lijsten’ staan, die worden onderhouden door de Verenigde Staten, de Europese Unie en andere landen. Deze artikelen kunnen vaak worden gebruikt in militaire toepassingen, dat wil zeggen, het zijn producten voor tweeërlei gebruik die overwegend commercieel eindgebruik hebben, maar die ook militaire bruikbaarheid hebben, wat de reden is dat de export ervan beperkt is;
  • overdracht van gecontroleerde technologie, ook via e-mail en andere online of fysieke middelen; en
  • export (en tijdelijke import) van aan defensie gerelateerde artikelen, technische gegevens en diensten
Faciliterende betalingen

Kleine betalingen aan overheidsfunctionarissen op een lager niveau die bedoeld zijn als persoonlijk voordeel voor hen om een routinematige handeling te verzekeren of te bespoedigen (bijv. licenties, vergunningen, visa, douane-inklaring).

Overheidsfunctionarissen

Dit wordt ruim gedefinieerd, en kan het volgende omvatten:

  • een functionaris, werknemer of iemand die namens een overheidsinstantie optreedt, met inbegrip van een afdeling of bureau op enig niveau (nationaal, regionaal of lokaal). Voorbeelden hiervan zijn een minister, toezichthouder, rechter, burgemeester, politieagent, soldaat, douanebeambte of hoogleraar aan een openbare universiteit;
  • een werknemer van publieke internationale organisaties zoals de Verenigde Naties en de Wereldbank;
  • een werknemer van staatsbedrijven of ondernemingen waarover de staat zeggenschap heeft, zoals raffinaderijen;
  • een politieke partij, partijfunctionaris of kandidaat voor een politiek ambt; en
  • iemand die een benoeming, functie of positie bekleedt die door gewoonte of conventie is ontstaan, zoals leiders van inheemse gemeenschappen of leden van een koninklijke familie.
Het witwassen van geld

Doet zich voor wanneer de aard en de bron van geld verbonden aan criminele activiteiten schuil gaat achter legitieme zakelijke transacties, of wanneer legitieme fondsen worden gebruikt ter ondersteuning van criminele activiteiten, waaronder terrorisme.

Familielid

Echtgeno(o)t(e) of soortgelijk van de persoon; de grootouders van de persoon en van de echtgeno(o)t(e), ouders, broers en zussen, kinderen, nichten, neven, tantes, ooms en de echtgeno(o)t(e) of soortgelijk van elk van deze mensen; of iemand die hetzelfde huishouden deelt.

Sanctiewetten

Sanctiewetten bestaan uit uiteenlopende politieke en/of economische maatregelen om de beslissingen en het gedrag van de regimes, personen of groepen van een bepaald land te beïnvloeden.  Ze kunnen veelomvattend zijn en commerciële activiteiten (zonder een vergunning) met een land, of gerichte, blokkerende transacties van en met specifieke bedrijven, personen of groepen verbieden. Over het algemeen beperken deze wetten, voorschriften en verplichte maatregelen direct of indirect handel of andere transacties, bijvoorbeeld financiële beperkingen met bepaalde landen, regimes, entiteiten en/of personen. Sanctiewetten op handel kunnen bijvoorbeeld:

  • import van of export naar een gesanctioneerd land of gebied (bijv. Cuba, Iran, Syrië, Noord-Korea of de Krim) verbieden;
  • export/import of andere transacties in onroerend goed afkomstig uit een gesanctioneerd land, of andere transacties en/of handel, direct of indirect, met gesanctioneerde regeringen, personen of entiteiten, zoals aangewezen terroristische groeperingen verbieden; of
  • Amerikaanse personen die een transactie door een buitenlandse persoon goedkeuren, financieren, faciliteren of garanderen verbieden, wanneer die transactie verboden zou zijn als deze door een Amerikaanse persoon wordt uitgevoerd.
Staatsgeheimen

Over het algemeen is informatie staatsgeheim als de openbaarmaking ervan de nationale veiligheid en belangen op het gebied van politiek, economie, nationale defensie of buitenlandse betrekkingen kan schaden. Enkele voorbeelden zijn:

  • relevante beslissingen met betrekking tot nationale aangelegenheden (bijv. strategische planning);
  • constructie van nationale defensie en militaire activiteiten;
  • buitenlandse betrekkingen;
  • gegevens over reserves;
  • locatie en staat van mijnen, olie- of gasbronnen;
  • niet-officiële kaarten van regio’s;
  • handelsgeheimen met betrekking tot staatsbedrijven; en
  • geologische onderzoeken.

In veel gevallen zal de informatie worden gemarkeerd als staatsgeheim, maar dit zal niet altijd het geval zijn. Staatsgeheimen kunnen bijvoorbeeld ook mondeling worden onthuld. De soorten informatie die als staatsgeheim kunnen worden beschouwd, zijn zeer breed en omvatten mogelijk alle informatie die van invloed is op de staatsveiligheid en nationale belangen die niet tot het publieke domein behoren.

Voorbeelden van mogelijke blootstelling aan staatsgeheimen kunnen zijn:

  • informatie ontvangen van een klant die een staatsbedrijf is;
  • informatie verzameld via directe interacties van Albemarle met relevante overheidsinstanties;
  • informatie verzameld door een derde waarin gegevens verwerkt zijn afkomstig van overheidsbronnen;
  • marktonderzoeken waarbij staatsbedrijven betrokken zijn; en
  • brancheorganisaties en vestigingsbezoeken.
Aanzienlijk belang

Over het algemeen geldt dat als je minder dan 5% bezit van een entiteit die zaken doet met Albemarle, je belang als niet aanzienlijk wordt beschouwd.  Maar als je belang, zelfs al is het minder dan 5%, dusdanig is dat het je zakelijk inzicht en loyaliteit aan Albemarle in je werkprestatie lijkt te beïnvloeden, of inderdaad beïnvloedt, dan zou je het belang alsnog als aanzienlijk moeten beschouwen.  Als je belang bijvoorbeeld een groot percentage van je persoonlijke nettowaarde vertegenwoordigt, maar minder dan 5% van de entiteit is, moet deze als aanzienlijk worden beschouwd.

Externe verkoopvertegenwoordigers

Agenten en wederverkopers.

Menu