Het vastleggen van zakelijke en financiële transacties

PRINCIPES VAN DE CODE

We nemen goede beslissingen en behouden het vertrouwen van onze beleggers als de financiële informatie van Albemarle die aan hen wordt verstrekt juist en volledig is. Albemarle voert interne controles uit om ervoor te zorgen dat onze boeken en bescheiden volledig en objectief onze zakelijke en financiële transacties en het onderliggende zakelijke doel daarvan op een correcte en nauwkeurige manier weergeven.
  • We voeren alleen transacties uit in overeenstemming met deze code, de toepasselijke beleidslijnen en wetgeving. Het is onze persoonlijke verantwoordelijkheid om die vereisten te kennen.
  • We keuren transacties alleen goed binnen het toepassingsgebied van onze gedelegeerde bevoegdheid.
  • We valideren transacties en de bron, bestemming en overdracht van fondsen door middel van passende ondersteunende documentatie.
  • We verwerken niet opzettelijk valse, onvolledige of misleidende gegevens in onze boeken of bescheiden.
  • We gebruiken geen fondsen of bedrijfsmiddelen van Albemarle die in strijd zijn met onze code of de toepasselijke wetgeving.
  • Wij creëren of handhaven geen geheime of niet-geregistreerde fondsen of bedrijfsmiddelen.
  • Wij registreren alle transacties tussen onze bedrijven op objectieve grondslag en in overeenstemming met de OESO-richtlijnen voor Transfer Pricing voor multinationale ondernemingen en belastingdiensten.
  • We zijn eerlijk, transparant en tijdig in onze betrokkenheid bij controleurs en belastingautoriteiten.
  • We melden direct wanneer er zorgen zijn over de nauwkeurigheid van onze boeken en bescheiden, de integriteit van onze interne controles of vermoede fraude.
  • We verzamelen en begrijpen documentatie over mogelijke zakenpartners om ervoor te zorgen dat ze betrokken zijn bij legitieme zakelijke activiteiten en dat hun fondsen afkomstig zijn uit legitieme bronnen.

Onze principes van de code in actie

  • Zorg ervoor dat alle uitgaven correct zijn toegewezen aan de juiste grootboekrekening.
  • Werknemers buiten de financiële afdeling die kas-/bankgerelateerde activiteiten uitvoeren, moeten schriftelijk worden goedgekeurd door de Treasurer of Chief Financial Officer.
  • Alle valutatransacties moeten worden uitgevoerd in overeenstemming met het Financial Price Risk Management Policy .
  • Verstrek de juiste bewijsstukken en contactgegevens van de begunstigde aan de Financiële afdeling om de overdracht van fondsen mogelijk te maken.
  • Maak jezelf vertrouwd met de Guidance on the Effective Monitoring of Customers & Third Party Sales Representatives en de Guidance on Effective Monitoring of Vendors . Controleer op alarmsignalen (red flags) zoals:
    • overdreven gecompliceerde structuren voor transacties;
    • verzoeken van een zakenpartner voor contante betalingen;
    • betalingen van betalers die geen verband houden met de begunstigde;
    • ongebruikelijke overdrachten van fondsen naar of van landen die geen verband houden met de transactie;
    • transacties die zijn gestructureerd om registratie- of rapportagevereisten te omzeilen; of
    • andere verdachte betalingsvoorwaarden.

GEDEFINIEERDE BEGRIPPEN

Boeken en bescheiden

De Amerikaanse wet verplicht bedrijven zoals Albemarle om boeken, bescheiden en rekeningen bij te houden en te bewaren die, in redelijk detail, nauwkeurig en eerlijk de transacties van het bedrijf en de overdracht van bedrijfsmiddelen weergeven.  Dergelijke boeken en bescheiden omvatten: elk document of dossier dat financiële informatie beschrijft (bijvoorbeeld winst- en verliesstaten, balansen, journaalposten, onkostendeclaraties); zakelijke transacties (bijv. aanbestedings-/prijsdocumentatie, inkooporders, facturen, prijsautorisaties, contracten); zakelijke activiteiten (bijv. onderhoudsverslagen); individuele activiteit (formulieren voor goedkeuring van geschenken en gastvrijheid, formulieren van openbaarmaking van belangenconflicten, urenregistratie, telefoongegevens); of reglementaire inzendingen (bijv. belastingaangiften).

Interne controles

De processen die door bedrijven worden gebruikt om redelijke garanties te geven met betrekking tot de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving en het opstellen van jaarrekeningen.  Volgens de Amerikaanse wet moeten bedrijven zoals Albemarle een systeem van interne boekhoudcontroles ontwerpen en bijhouden die toereikend zijn om redelijke garanties te bieden dat transacties worden uitgevoerd in overeenstemming met de toestemming van het management, ongeautoriseerde betalingen tegen te gaan, en het bedrijf de financiële overzichten te laten opstellen in overeenstemming met de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes.

Menu