Selecting and Managing Our Vendors

CODE PRINCIPLES

The effective procurement of goods, services and raw materials is critical to the development and expansion of our sites, and the manufacture and supply of our products to customers. We select vendors based on objective criteria and their alignment with our Core Values.

  • We seek to ensure that prospective and existing vendors comply with applicable laws; supply with integrity; minimize their adverse impact on the environment and local communities; provide a safe and healthy workplace; and respect basic human rights of employees and laws relating to conflict minerals and child labor.
  • We conduct tender processes with transparency, treat vendor bids as confidential and do not provide any current or prospective vendor with an unfair or improper advantage.
  • We monitor prospective and existing vendors to ensure they are not engaging in collusion or inappropriately exchanging competitively sensitive information relating to Albemarle.
  • We seek to avoid actual or potential conflict of interest arising from the selection or use of a vendor.
  • We treat our vendors with respect, communicate our requirements with clarity and transparency, and pay valid invoices on time.
  • We expect our contractors and vendors to comply with our health and safety requirements.
  • We prohibit our vendors from engaging in bribery, including facilitation payments, on Albemarle’s behalf.
  • We only pay for goods and services provided, and monitor our vendors for evidence of fraud or corruption.
  • We do not use vendors if we suspect that such activity will contravene export or sanctions laws or regulations.
  • We do not ask, expect or allow a vendor to carry out acts that would be a violation of this Code or applicable laws.
  • We avoid business relationships with vendors that may be engaged in money laundering.

Our Code Principles in Action

  • Comply with the Global Procurement Policy when undertaking procurement-related activity.
  •  Only use your travel & expenses credit card in accordance with this Code (Managing your Business Expenses) and company purchasing cards in accordance with the Purchasing Card Policy.
  • Conduct appropriate checks on prospective vendors in accordance with the Vendor Qualification Policy. 
  • Obtain pre-approval in accordance with the Global Procurement Policy, Anti-Corruption Policy and Compliance Sensitive Vendor Procedure before:
  • Negotiate, authorize and sign vendor agreements in accordance with the Vendor Agreements Policy, and ensure that they clearly reflect the services or products to be purchased, as well as the price.
  • Ensure that the vendor has received a valid purchase order before they start supplying the goods or services.
  • Check vendor invoices carefully to ensure they accurately reflect goods and services purchased, and ensure they are charged to the correct Group Ledger account.
  • Prior to approving invoices, check for red flags such as:
    • vague or unclear descriptions of items to be paid;
    • unexpected deviations from agreed-upon goods, services or amounts;
    • payments directed to anyone other than the vendor that actually provided the goods and services; and
    • payments to bank accounts that are outside of the vendor’s home country, where it does business or where goods or services were provided.
  • Volg de Guidance on Effective Monitoring of Vendors , en neem onmiddellijk contact op met Global Ethics & Compliance als je vermoedt dat een leverancier in strijd handelt met deze code of onze kernwaarden.
  • Volg de code (Het beheren van een belangenconflict) als jij, je echtgeno(o)t(e), je partner of een familielid een aanzienlijk belang heeft in een potentiële of bestaande leverancier van producten of diensten waarover jij invloed hebt bij de selectie van de leverancier.
  • Volg de code (Het aanbieden of accepteren van geschenken en gastvrijheid) als je een aanbod van een geschenk, maaltijd, entertainment of iets anders van waarde wilt accepteren van een bestaande of potentiële leverancier.
  • Geef alle bestaande en potentiële leveranciers een exemplaar van de Code of Conduct for Business Partner.
  • Overleg met de Juridische afdeling of Global Ethics & Compliance als een leverancier vereist dat Albemarle een eindgebruikscertificaat, een ethisch en nalevingscertificaat of een ander soort certificaat ondertekent.
  • Neem onmiddellijk contact op met de Juridische afdeling of }Global Ethics & Compliance als je weet of vermoedt dat een klant of een externe verkoopvertegenwoordiger:
    • van Albemarle vereist geen zaken te doen met of in Israël of met:
      • bedrijven die in Israël actief zijn;
      • bedrijven die relaties hebben met andere bedrijven die in Israël actief zijn; of
      • andere personen op basis van ras, religie, geslacht, nationale afkomst of nationaliteit; of
    • informatie inwint over de directe of indirecte zakelijke activiteiten van Albemarle met of in Israël.

Nader te bepalen

DEFINED TERMS

Omkoping:

Omkoping betekent het aanbieden, verstrekken of ontvangen van iets van waarde met de bedoeling om iemand op ongepaste wijze te beïnvloeden om een actie te ondernemen waardoor een oneigenlijk voordeel kan worden verkregen. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit ongepaste beïnvloeding over:

  • het besluit om een aanvraag, een officieel formulier of enig ander soort papierwerk te aanvaarden;
  • het verlenen of intrekken van een vergunning, licentie, quotum, visum of enig andere toekenning waarmee de ontvanger een bepaalde activiteit kan uitvoeren;
  • het toekennen van een commercieel aankoop- of verkoopcontract;
  • het besluit om een bepaalde wet of regelgeving al dan niet te handhaven ten aanzien van een bedrijf of persoon;
  • het besluit om de naleving van contractuele voorwaarden, zoals prestatiegaranties, al dan niet te handhaven;
  • het besluit om al dan niet een betaling te vereisen of hoeveel er moet worden betaald (bv. belastingen); en
  • het sponsoren of goedkeuren van een wijziging in de bestaande wetgeving.

Omkoping omvat ook het doen van faciliterende betalingen

Compliance Sensitive Vendors

Vendors who:

  • you know, or suspect, are directly or indirectly owned by a government official or a close relative of a government official;
  • will, or may, engage with a government official with or on behalf of Albemarle; or
  • are recommended by a government official (including employees of a state-owned enterprise).
Conflictmineralen

Mineralen die gewonnen zijn in een zone met gewapende conflicten en die illegaal verhandeld worden om de gevechten te financieren of anderszins te bestendigen.  Voorbeelden omvatten, maar zijn niet beperkt tot, kobalt, cassiteriet (voor tin), wolframiet (voor wolfraam), columbiet-tantaliet (voor tantaal), gouderts en diamanten.

Corruptie

Oneerlijk of onethisch gedrag door iemand in een machts- of autoriteitspositie voor zijn of haar persoonlijk voordeel

Import- en exportcontrolewetgeving

Laws and regulations, which regulate the movement of specific items across national borders. For example, export control laws may require a licence to be obtained or otherwise prohibit (whether a license is required depends on the classification of the item to be exported, the intended destination, and the intended end use as well as end user):

  • any export or re-exports of specific items listed on various ‘controlled lists’ maintained by the United States, the European Union and other countries. These items are often capable of being used in military applications, i.e., they are dual use items that have a predominantly commercial end use but that also have some military utility, which is why their export is restricted;
  • transfer of controlled technology, including via email and other online or physical means; and
  • exports (and temporary imports) of defence-related articles, technical data, and services
Faciliterende betalingen

Small payments made to lower-level government officials as a personal benefit to them to secure or speed up a performance of a routine action (e.g. licenses, permits, visas, customs clearance).

clearance). Facilitation payments are illegal in most countries and can open the door to more serious corruption issues.

Sanctiewetten

Sanctions laws consist of a wide range of political and/or economic measures to influence the decisions and behavior of a particular country’s regimes, individuals, or groups.  They may be comprehensive, prohibiting commercial activity with a country (absent a license), or targeted, blocking transactions of and with specific businesses, individuals, or groups. Generally, these laws, regulations, and compulsory measures directly or indirectly restrict trade or other dealings, e.g., financial restrictions with particular countries, regimes, entities and/or individuals. For example, trade sanctions laws may prohibit:

  • imports from or exports to a sanctioned country or region (e.g. Cuba, Iran, Syria, North Korea, or Crimea);
  • exports/imports or other dealings in property originating from a sanctioned country, or other transactions and/or dealings, directly or indirectly, with sanctioned governments, individuals or entities, such as designated terrorist groups; or
  • U.S. persons from approving, financing, facilitating or guaranteeing any transaction by a foreign person where that transaction would be prohibited if performed by a U.S. person.
Aanzienlijk belang

Over het algemeen geldt dat als je minder dan 5% bezit van een entiteit die zaken doet met Albemarle, je belang als niet aanzienlijk wordt beschouwd.  Maar als je belang, zelfs al is het minder dan 5%, dusdanig is dat het je zakelijk inzicht en loyaliteit aan Albemarle in je werkprestatie lijkt te beïnvloeden, of inderdaad beïnvloedt, dan zou je het belang alsnog als aanzienlijk moeten beschouwen.  Als je belang bijvoorbeeld een groot percentage van je persoonlijke nettowaarde vertegenwoordigt, maar minder dan 5% van de entiteit is, moet deze als aanzienlijk worden beschouwd.

Concurrentiegevoelige informatie

The following types of information are considered to be examples of CSI:

  • marketing plans and proprietary perspectives on the market;
  • cost data less than 12 months old;
  • details of negotiations with individual customers or suppliers;
  • current or recent terms of sale or purchase (price, margins, commission and credit terms);
  • strategic information (site expansion and closure plans);
  •  salaries and other terms of employee remuneration less than 12 months old;
  • innovation plans and intellectual property; and
  • production, export, sales and purchase data less than 12 months old.

CSI does not include:

  • information that is publicly available, including through subscription services;
  • information that is more than 12 months old and would not be considered to give a competitive advantage if shared with, or by, a competitor;
  • health, safety or environmental data; or
  • information relating to the technical performance of equipment.
Het witwassen van geld

Het proces om ervoor te zorgen dat de aard en de bron van geld verbonden aan criminele activiteiten schuil gaat achter legitieme zakelijke transacties, of wanneer legitieme fondsen worden gebruikt ter ondersteuning van criminele activiteiten, waaronder terrorisme. Over het algemeen bestaat dit proces uit drie stappen: plaatsing, versluiering en integratie.

Menu