Registro de operaciones comerciales y& financieras

PRINCIPIOS DEL CÓDIGO

Tomamos buenas decisiones y mantenemos la confianza de nuestros inversores si la información financiera de Albemarle que les proporcionamos es precisa y completa. Albemarle mantiene controles internos para asegurarse de que nuestros libros y registros reflejen de manera completa y objetiva nuestras operaciones comerciales y financieras y su propósito comercial subyacente de forma precisa en todos sus aspectos relevantes.
  • Solo realizamos operaciones de conformidad con este Código, las políticas y las leyes aplicables. Es nuestra responsabilidad personal conocer esos requisitos.
  • Solo aprobamos operaciones dentro del alcance de nuestra autoridad delegada.
  • Validamos las operaciones y la fuente, el destino y la transmisión de fondos a través de la documentación de respaldo correspondiente.
  • No creamos intencionalmente asientos falsos, incompletos o engañosos en nuestros libros o registros.
  • No utilizamos los fondos o activos de Albemarle en violación de nuestro Código o la ley aplicable.
  • No establecemos ni mantenemos fondos o activos de la Compañía no divulgados o no registrados.
  • Registramos todas las operaciones entre compañías en condiciones de igualdad y de conformidad con las Pautas de precios de transferencia de la OCDE para empresas multinacionales y administraciones tributarias.
  • Somos honestos, transparentes y oportunos en nuestro trato con los auditores y las autoridades fiscales.
  • Informamos inmediatamente las preocupaciones con respecto a la precisión de nuestros libros y registros, la integridad de nuestros controles internos o cualquier sospecha de fraude.
  • Recopilamos y entendemos la documentación sobre potenciales socios comerciales para asegurarnos de que se dediquen a actividades comerciales legítimas y que sus fondos provengan de fuentes legítimas.

Nuestros principios del código en acción

  • Asegúrese de que todos los gastos estén asignados correctamente a la cuenta correcta del libro mayor.
  • Los empleados ajenos al área de Tesorería que realicen actividades relacionadas con tesorería/bancos deben ser aprobados, por escrito, por Tesorería o el Director Financiero.
  • Todas las operaciones en moneda extranjera deben realizarse de conformidad con la Política de gestión de riesgos de precios financieros.
  • Proporcione a Tesorería la prueba documental correspondiente y los datos de contacto del beneficiario del pago para respaldar la transmisión de los fondos.
  • Familiarícese con la Guía de orientación sobre el monitoreo efectivo de representantes de ventas externos y clientes y el monitoreo efectivo de proveedores. Compruebe si hay señales de alerta como:
    • estructuras de acuerdos demasiado complicadas;
    • solicitudes de pagos en efectivo por parte de un socio comercial;
    • pagos de pagadores que parecen no estar relacionados con el beneficiario del pago;
    • transferencias inusuales de fondos hacia o desde países no relacionados con la operación;
    • operaciones que han sido estructuradas para evadir los requisitos de registro o informe, u
    • otras condiciones de pago sospechosas.

TÉRMINOS DEFINIDOS

Libros y& registros

La ley de los EE. UU. exige que las compañías como Albemarle elaboren y lleven libros, registros y cuentas que, con detalle razonable, reflejen de manera precisa e imparcial las operaciones y la enajenación de activos por parte de la empresa.  Estos libros y registros incluyen: cualquier documento o registro que describa información financiera (p. ej., & estados de resultados, balances generales, asientos del libro diario, reclamos de gastos); operaciones comerciales (p. ej., documentación de licitaciones, órdenes de compra, facturas, autorizaciones de precios, contratos); operaciones (p. ej., registros de mantenimiento); actividades individuales (formularios de solicitud de aprobación de obsequios y& hospitalidad, formularios de divulgación de conflictos de intereses, planillas de horarios, registros telefónicos); o presentaciones regulatorias (p. ej., declaraciones de impuestos).

Controles internos

Los procesos que utilizan las empresas para proporcionar garantías razonables con respecto a la veracidad de la información financiera y la confección de los estados contables.  La ley de los EE. UU. exige a las empresas como Albemarle que diseñen y mantengan un sistema de controles contables internos suficientes para proporcionar garantías razonables de que las operaciones se realizan de conformidad con la autorización de la gerencia, no se efectúan pagos no autorizados, y la compañía puede confeccionar sus estados contables de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

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