Umgang mit Spesen und Auslagen

KODEX-GRUNDSÄTZE

Die Arbeit bei Albemarle erfordert oft Reisen und andere Aktivitäten, die mit Spesen und Auslagen verbunden sind. Diese Kosten dürfen nur für rechtmäßige Geschäftszwecke anfallen und müssen genau dokumentiert werden.

  • Wir verwenden Firmenkreditkarten nur für zulässige Arten von Auslagen.
  • Wir reichen unsere Spesenabrechnungen ehrlich, genau und pünktlich ein.
  • Unsere Spesenabrechnungen sind angemessen detailliert und enthalten vollständige Belege.
  • Wir prüfen sorgfältig die Spesenabrechnungen unseres Teams und genehmigen diese nur, soweit wir eine entsprechende Berechtigung haben.
  • Wir genehmigen nicht unsere eigenen Ausgaben oder die Ausgaben eines höherrangigen Arbeitnehmers.
  • Wir machen keine falschen, unvollständigen oder irreführenden Spesen geltend.

Unsere Kodex-Grundsätze in Aktion

  • Füllen Sie ein Antragsformular für Firmenkreditkarten aus (verfügbar auf der Albert-Seite des Travel Departments), und holen Sie die Genehmigung Ihres Vorgesetzten ein, wenn Sie geschäftlich unterwegs sind oder in Ihrer Funktion anderweitig häufig Spesen und Auslagen verursachen.
  • Verwenden Sie Ihre Firmenkreditkarte nur für Spesen und Auslagen, die nach den Reisekostenrichtlinien (Business Expense Guidelines) zulässig sind.
  • Verwenden Sie die Firmenkreditkarte in Übereinstimmung mit der Purchasing Card Policy.
  • Verwenden Sie Ihre persönliche Kreditkarte nur dann, wenn Ihre Firmenkreditkarte nicht akzeptiert wird.
  • Verwenden Sie Bargeld nur, wenn Kreditkarten nicht akzeptiert werden, oder um (im angemessenen Rahmen) Trinkgelder zu bezahlen.
  • Die Bargeldabhebung mit einer Firmenkreditkarte ist nur bei Karten möglich, die in bestimmten Ländern ausgestellt wurden. Heben Sie Bargeld mit einer solchen Karte nur in Notfällen ab und erstatten Sie dem Kreditkarteninstitut das Geld zurück, das zur Deckung der Geschäftsreisekosten nicht erforderlich ist.
  • Stellen Sie sicher, dass die Geschäftskosten in Übereinstimmung mit den Reisekostenrichtlinien (Business Expense Guidelines) korrekt klassifiziert sind.
  • Erfassen Sie (in Übereinstimmung mit der Geschenke- und Bewirtungs-Richtlinie (Gifts and Hospitality Policy) die Namen aller Empfänger von Geschenken, Mahlzeiten, Bewirtung und allem anderen von Wert in der jeweiligen Spesenabrechnung genau.
  • Reichen Sie Erstattungsanträge ein, sobald sie bei Concur erscheinen, und spätestens 10 Tage nach Ende des vorherigen Abrechnungszyklus, um Verzugszinsen zu vermeiden.
  • Reichen Sie Belege für alle Ausgaben ein, wie von der jeweiligen lokalen Finanzabteilung vorgegeben.
  • Sie sind verpflichtet, für alle Gebühren oder Zinsen, die durch die verspätete Einreichung Ihrer Spesenabrechnung verursacht werden, persönlich aufzukommen.
  • Überprüfen Sie sorgfältig die Spesenabrechnungen Ihres Teams (einschließlich der Belege) und alle Ausgaben, die über Concur, das Travel Department oder Global Ethics & Compliance als außergewöhnlich gekennzeichnet wurden.
  • Genehmigen Sie Ausgaben nur innerhalb der Ihnen zugewiesenen Kompetenz.
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