Zakenreizen

PRINCIPES VAN DE CODE

Wanneer we reizen namens Albemarle doen we dat op een veilige en verantwoorde manier.

  • We nemen alle voorzorgsmaatregelen om onze veiligheid, beveiliging en ons welzijn tijdens zakenreizen te garanderen.
  • We houden ons aan de toepasselijke immigratiewetgeving en vragen, indien nodig, visa aan.
  • We zijn ons bewust van de lokale cultuur, gebruiken en wetten als we op reis zijn.
  • We zorgen ervoor dat we na de reis voldoende uitrusten zodat we het werk op de vestiging die we bezoeken veilig en effectief kunnen uitvoeren.
  • We maken gebruik van geautoriseerde reisagenten om reizen te boeken, zodat de veiligheid en beveiliging van onze werknemers kan worden gecontroleerd.
  • Wij zijn prijsbewust in onze aan reizen gerelateerde beslissingen en maken alleen redelijke reiskosten.

Onze principes van de code in actie

  • Volg de Business Travel Policy bij het plannen van reizen.
  • Volg de code (Het aanbieden en accepteren van geschenken en gastvrijheid) als het aanbieden van geschenken en entertainment van meer dan $150 aan anderen deel uitmaakt van je zakelijke reisplannen.
  • Maak gebruik van je bedrijfscreditcard voor reizen en uitgaven om reizen te boeken en om andere zakelijke reiskosten te betalen.
  • Geldopnames door gebruik te maken van de bedrijfscreditcard voor reizen en uitgaven zijn alleen mogelijk met kaarten die in bepaalde landen uitgegeven zijn. Neem alleen in noodgevallen contant geld op met een dergelijke kaart, en betaal zelf de uitgever van de kaart voor contant geld dat niet is gebruikt om zakelijke reiskosten te betalen.
  • Gebruik alleen je persoonlijke creditcard als je bedrijfscreditcard voor reizen en uitgaven niet geaccepteerd wordt.
  • Gebruik alleen persoonlijk contant geld wanneer creditcards niet geaccepteerd worden of om redelijke tips te geven.
  • Zorg ruim voor de reis voor de benodigde visa voor de geplande reis.
  • Zorg voor voorafgaande goedkeuring van je GBU-voorzitter of functiehoofd voordat je naar een locatie met een hoog risico reist, zoals geadviseerd door International SOS, de veiligheidsadviseur voor reizen van het bedrijf.
  • Neem onmiddellijk contact op met Global Ethics & Compliance of de Juridische afdeling als een overheidsfunctionaris tijdens je reis vraagt om een steekpenning, waaronder een faciliterende betaling.
  • Als je van mening bent dat je gezondheid, veiligheid of beveiliging dreigt te worden geschaad, tenzij er een betaling aan iemand wordt gedaan, wordt dit beschouwd als afpersing en niet als omkoping. Als een dergelijke betaling vereist is om schade te voorkomen, voer dan de betaling uit, vraag indien mogelijk om een officieel ontvangstbewijs als dit onder de omstandigheden veilig kan worden gedaan, en neem onmiddellijk contact op met Global Ethics & Compliance of de Juridische afdeling zodra het veilig is om dit te doen.
  • Breng je leidinggevende op de hoogte als je vóór of na de zakenreis op vakantie gaat en dien bewijs in dat dit de kosten van de zakenreis niet zal verhogen.
  • Het is niet toegestaan je reisklasse te verlagen om een kaartje te bemachtigen voor een reisgenoot op kosten van Albemarle.
  • Raadpleeg Global Trade Compliance Operations voordat je naar andere landen reist met:
    •  goederen, grondstoffen of technische apparatuur in je bezit; of
    • een laptop of telefoon met gecontroleerde technologie of bedrijfseigen informatie.
  •  Raadpleeg Global Ethics & Compliance of de Juridische afdeling voordat je informatie, waaronder informatie op een laptop, die gezien kan worden als staatsgeheim van dat land meeneemt uit China of Rusland.
  • Zorg voor redelijke uitgaven, voor ondersteunende betalingsbewijzen en dien tijdig onkostendeclaraties in overeenstemming met deze code in (Het beheren van je zakelijke uitgaven) en de Richtlijnen voor zakelijke uitgaven.

GEDEFINIEERDE BEGRIPPEN

Omkoping:

Het direct of indirect aanbieden of verstrekken van iets van waarde met de bedoeling om een persoon op ongepaste wijze te beïnvloeden om zaken te doen of een ongepast voordeel te behalen. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit ongepaste beïnvloeding over:

  • het besluit om een aanvraag, een officieel formulier of enig ander soort papierwerk te aanvaarden;
  • het verlenen of intrekken van een vergunning, licentie, quotum, visum of enig andere toekenning waarmee de ontvanger een bepaalde activiteit kan uitvoeren;
  • het toekennen van een commercieel aankoop- of verkoopcontract;
  • het besluit om een bepaalde wet of regelgeving al dan niet te handhaven ten aanzien van een bedrijf of persoon;
  • het besluit om de naleving van contractuele voorwaarden, zoals prestatiegaranties, al dan niet te handhaven;
  • het besluit om al dan niet een betaling te vereisen of hoeveel er moet worden betaald (bv. belastingen); en
  • het sponsoren of goedkeuren van een wijziging in de bestaande wetgeving.

Omkoping omvat ook het doen van faciliterende betalingen.

Gecontroleerde technologie

Hardware, software, documentatie, technologie of andere technische gegevens (of producten die het voorgaande bevatten of gebruiken) waarvan het exporteren, opnieuw exporteren of het vrijgeven ervan naar bepaalde rechtsgebieden of landen verboden is, of waarvoor een exportvergunning of andere overheidsgoedkeuring vereist is vanwege een wetgeving, waaronder de Amerikaanse Export Administration Act en de bijbehorende voorschriften.

Faciliterende betaling

Kleine betalingen aan overheidsfunctionarissen op een lager niveau die bedoeld zijn als persoonlijk voordeel voor hen om een routinematige handeling te verzekeren of te bespoedigen (bijv. licenties, vergunningen, visa, douane-inklaring).

Overheidsfunctionarissen

Dit wordt ruim gedefinieerd, en kan het volgende omvatten:

  • een functionaris, werknemer of iemand die namens een overheidsinstantie optreedt, met inbegrip van een afdeling of bureau op enig niveau (nationaal, regionaal of lokaal). Voorbeelden hiervan zijn een minister, toezichthouder, rechter, burgemeester, politieagent, soldaat, douanebeambte of hoogleraar aan een openbare universiteit;
  • een werknemer van publieke internationale organisaties zoals de Verenigde Naties en de Wereldbank;
  • een werknemer van staatsbedrijven of ondernemingen waarover de staat zeggenschap heeft, zoals raffinaderijen;
  • een politieke partij, partijfunctionaris of kandidaat voor een politiek ambt; en
  • iemand die een benoeming, functie of positie bekleedt die door gewoonte of conventie is ontstaan, zoals leiders van inheemse gemeenschappen of leden van een koninklijke familie.
Staatsgeheim

Over het algemeen is informatie staatsgeheim als de openbaarmaking ervan de nationale veiligheid en belangen op het gebied van politiek, economie, nationale defensie of buitenlandse betrekkingen kan schaden. Enkele voorbeelden zijn:

  • relevante beslissingen met betrekking tot nationale aangelegenheden (bijv. strategische planning);
  • constructie van nationale defensie en militaire activiteiten;
  • buitenlandse betrekkingen;
  • gegevens over reserves;
  • locatie en staat van mijnen, olie- of gasbronnen;
  • niet-officiële kaarten van regio’s;
  • handelsgeheimen met betrekking tot staatsbedrijven; en
  • geologische onderzoeken.

In veel gevallen zal de informatie worden gemarkeerd als staatsgeheim, maar dit zal niet altijd het geval zijn. Staatsgeheimen kunnen bijvoorbeeld ook mondeling worden onthuld. De soorten informatie die als staatsgeheim kunnen worden beschouwd, zijn zeer breed en omvatten mogelijk alle informatie die van invloed is op de staatsveiligheid en nationale belangen die niet tot het publieke domein behoren.

Voorbeelden van mogelijke blootstelling aan staatsgeheimen kunnen zijn:

  • informatie ontvangen van een klant die een staatsbedrijf is;
  • informatie verzameld via directe interacties van Albemarle met relevante overheidsinstanties;
  • informatie verzameld door een derde waarin gegevens verwerkt zijn afkomstig van overheidsbronnen;
  • marktonderzoeken waarbij staatsbedrijven betrokken zijn; en
  • brancheorganisaties en vestigingsbezoeken.

Menu