Zusammenarbeit mit Behördenvertretern

KODEX-GRUNDSÄTZE

Staatliche und regulatorische Entscheidungsprozesse wirken sich direkt auf unsere rechtliche und soziale Berechtigung aus, in jedem Land, in dem Albemarle aktiv ist, geschäftlich tätig zu sein. Wir werden proaktiv bei Fragen, die Albemarle, unsere Geschäfte oder unsere Stakeholder (Arbeitnehmer, Investoren, Gemeinden) betreffen, mit den Behörden zusammenarbeiten, und deren Entscheidungen kommunizieren.

  • Wir sind höflich, ehrlich, kooperativ und konstruktiv, wenn wir mit Behördenvertretern zusammenarbeiten.
  • Wir beantragen oder konkurrieren um behördliche Genehmigungen, Lizenzen und Geschäfte mit Bescheidenheit, Integrität, Transparenz und frei von Interessenkonflikten.
  • Wir verbieten alle Formen der Bestechung von Behördenvertretern oder Aktivitäten, die den Eindruck einer Bestechung erwecken könnten, sei es durch unsere Arbeitnehmer, Auftragnehmer oder Dritte, die in unserem Namen handeln. Dazu gehört auch die Gewährung von Schmiergeldern.
  • Wir bieten weder direkt noch indirekt Etwas von Wert in der Absicht an, einen Behördenvertreter unzulässig zu beeinflussen, um Geschäfte oder einen unzulässigen Vorteil zu erzielen.
  • Wir stellen sicher, dass die Informationen, die wir an Behördenvertreter weitergeben, korrekt, aktuell und in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen sind.
  • Wir sind bei allen behördlichen Anfragen oder Untersuchungen kooperativ und beantworten Fragen ehrlich.
  • Wir behindern legitime behördliche Ermittlungen nicht, indem wir relevante Dokumente absichtlich zurückhalten, verbergen oder vernichten.
  • Wir benachteiligen oder diskriminieren niemanden, der Vergehen meldet oder rechtmäßig an einer behördlichen Untersuchung teilnimmt.

Unsere Kodex-Grundsätze in Aktion

  • Beachten Sie, dass die Definition von Behördenvertreter weit gefasst ist, und auch Arbeitnehmer staatlicher Einrichtungen und Vertreter von Gemeinden erfasst.
  • Konsultieren Sie vorab Government Affairs und alle relevanten Country Manager im Fall von
  • Erstellen Sie eine Zusammenfassung aller vertraulichen oder nicht-routinemäßigen Treffen mit Behördenvertretern und übermitteln Sie eine Kopie an Government Affairs.
  • Halten Sie Rücksprache mit Government Affairs, der Rechtsabteilung und dem zuständigen Country Manager, bevor Sie im Namen von Albemarle einen nicht-routinemäßige Antrag bei einer Regierungs- oder Regulierungsbehörde stellen.
  • Konsultieren Sie den Leitfaden über die Zusammenarbeit mit Behördenvertretern (Guidance Note on Engaging with Government Officials), wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Besprechung oder Ihr Antrag sensibel oder nicht routinemäßig ist.
  • Informieren Sie unverzüglich die Rechtsabteilung, wenn Sie von der Polizei, dem Militär oder einer Aufsichtsbehörde kontaktiert werden oder wenn eine solche Behörde außerplanmäßig einen Albemarle-Standort aufsucht.
  • Befolgen Sie den Kodex (Geschenke anbieten oder annehmen & Bewirtung), wenn Sie erwägen, einem Behördenvertreter Etwas von Wert, einschließlich Geschenken oder Bewirtung, anzubieten oder dies von einem Behördenvertreter anzunehmen.
  • Befolgen Sie den Kodex (Einstellung neuer Mitarbeiter) und die Richtlinie zur Vermeidung von Bestechung und Bestechlichkeit (Anti Corruption Policy) und holen Sie eine Vorgenehmigung ein, bevor Sie einer der folgenden Personen einen Arbeitsvertrag, einen befristeten Arbeitsvertrag oder ein Praktikum anbieten, versprechen oder mit einer der folgenden Person einen solchen Vertrag abschließen:
    • einem Behördenvertreter in einer Position mit Einfluss auf oder Befugnis zur Entscheidung über die Geschäfte von Albemarle;
    • dem Ehepartner, Partner oder Angehörigen eines solchen Behördenvertreters; oder
    • einer Person, die in den letzten zwei Jahren ein solcher Behördenvertreter war.
  • Wenden Sie sich an Global Ethics & Compliance und informieren Sie Ihren Vorgesetzten gemäß diesem Kodex (Interessenkonflikte managen), wenn Ihr Ehepartner, Partner oder Verwandter ein Behördenvertreter in einer Position mit Einfluss auf oder der Befugnis zur Entscheidung über die Geschäfte von Albemarle ist oder wird.
  • Holen Sie eine Vorabgenehmigung gemäß der Richtlinie über politische Spenden (Political Contributions Policy) und diesem Kodex (Politische Beiträge im Auftrag von Albemarle leisten) ein, bevor Sie eine solche Spende im Namen der Gesellschaft leisten.
  • Holen Sie eine Vorabgenehmigung gemäß der Global Procurement Policy und im Einklang mit dem Verfahren für den Umgang mit Compliance-relevanten Lieferanten (Compliance Sensitive Vendor Procedure) ein, bevor Sie
  • Wenden Sie sich umgehend an Global Ethics & Compliance oder die Rechtsabteilung, wenn ein Behördenvertreter eine Bestechungsoder Schmiergeldzahlung verlangt. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie eine Zahlung leisten müssen, um einen Ihrer Gesundheit oder Sicherheit drohenden Schaden abzuwenden, gilt dies als Erpressungszahlung und nicht als Bestechung. Wenn eine solche Zahlung erforderlich ist, um Schäden zu vermeiden, leisten Sie die Zahlung, verlangen Sie nach Möglichkeit einen offiziellen Beleg, falls dies unter den gegebenen Umständen sicher möglich ist, und wenden Sie sich unverzüglich an Global Ethics & Compliance oder die Rechtsabteilung, sobald Sie dies sicher tun können.

DEFINIERTE BEGRIFFE

Etwas von Wert

ist weit auszulegen und meint alles, was für den Empfänger von Nutzen sein kann, wie z.B.:

  • Geld (alle Währungen einschließlich Bitcoin und alle Zahlungsmittel wie Bargeld, Schecks, Banküberweisungen, elektronische und mobile Überweisungen);
  • Zahlungsmitteläquivalente wie z.B. Geschenkgutscheine, Einkaufsgutscheine, Rabatte, Mobiltelefonguthabenkarten oder sonstige Guthabenkarten;
  • Geschenke;
  • Mahlzeiten, Entertainment und andere Bewirtungen;
  • Reisen, einschließlich Flügen und Unterkunft;
  • das Angebot eines Arbeits- oder Praktikumsverhältnisses;
  • einen Vertrag über die Beschaffung oder den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen;
  • einen Vertrag über die Beschaffung, den Verkauf oder die Anmietung von Immobilien;
  • eine karitative Spende oder ein Beitrag zu einer kommunalen Veranstaltung;
  • ein kommerzielles Sponsoring;
  • vertrauliche Informationen;
  • Anlagemöglichkeiten;
  • alle anderen Arten persönlicher Zuwendungen
Bestechung

ist das direkte oder indirekte Anbieten, zur Verfügung stellen oder Annehmen von Etwas von Wert in der Absicht, eine Person in unzulässiger Weise zu beeinflussen, um einen unlauteren Vorteil zu erlangen. Dazu gehören z.B. unzulässige Einflussnahmen auf:

  • die Entscheidung, ob ein Antrag, eine offizielle Anfrage oder ein vergleichbares Anliegen genehmigt werden soll;
  • die Erteilung oder den Widerruf einer Genehmigung, einer Lizenz, einer Quote, eines Visums oder einer anderen Erlaubnis, die es dem Empfänger ermöglicht, eine bestimmte Tätigkeit auszuüben;
  • die Vergabe eines Auftrags oder der Abschluss eines Kaufvertrages;
  • die Entscheidung über die Durchsetzung oder Nichtdurchsetzung eines bestimmten Gesetzes oder einer bestimmten Verordnung gegen ein Unternehmen oder eine Person;
  • die Entscheidung über die Durchsetzung oder Nichtdurchsetzung von Vertragsbedingungen wie z.B. Leistungsgarantien;
  • die Entscheidung, ob eine Zahlung verlangt wird oder nicht, oder wie viel zu zahlen ist (z.B. Steuern); und
  • eine Änderung des bestehenden Rechts.

Bestechung umfasst auch die Gewährung von Schmiergeldern.

Compliance-relevanter Lieferant

sind Lieferanten,

  • von denen Sie wissen oder vermuten, dass sie im direkten oder indirekten Eigentum eines Behördenvertreters oder eines seiner Verwandten stehen;
  • die mit oder im Auftrag oder im Namen von Albemarle mit einem Behördenvertreter zusammenarbeiten werden oder könnten; oder
  • die von einem Behördenvertreter (einschließlich Arbeitnehmern von staatlich kontrollierten Unternehmen) empfohlen wurden.
Schmiergelder

sind kleinere Zahlungen an untergeordnete Behördenvertreter als persönlicher Vorteil, um die Durchführung einer routinemäßigen Maßnahme (z.B. die Zollabfertigung oder die Vergabe von Lizenzen, Genehmigungen oder Visa) sicherzustellen oder zu beschleunigen.

Schmiergelder sind in den meisten Ländern illegal und können die Tür für schwerwiegendere Korruptionsvorwürfe öffnen.

Behördenvertreter

ist ein weit auszulegender Begriff und umfasst:

  • Arbeitnehmer einer Behörde, Beamte und Angestellte im öffentlichen Dienst oder sonstige Personen, die im Auftrag einer (nationalen, regionalen oder lokalen) öffentlichen Stelle, einschließlich Körperschaften, Anstalten und Stiftungen, tätig sind. Behördenvertreter sind zum Beispiel Minister, Richter, Bürgermeister, Polizeibeamte, Soldaten, Zollbeamte oder auch Chemieprofessoren an öffentlich-rechtlichen Universitäten;
  • Arbeitnehmer von internationalen staatlichen Organisationen, wie den Vereinten Nationen oder der Weltbank;
  • Arbeitnehmer von staatlichen oder staatlich kontrollierten Unternehmen, wie z.B. Raffinerien;
  • Vertreter einer politischen Partei, Parteifunktionäre oder Kandidaten für politische Ämter; und
  • Personen, die öffentliche Stellen, Positionen oder Ämter besetzen, die aus Brauch oder Konvention entstanden sind, wie Vorsitzende von indigenen Gemeinden oder Mitglieder einer königlichen Familie.
Angehöriger

sind der Ehepartner oder eine in einer vergleichbaren Beziehung stehende Person; die Großeltern der Person und des Ehepartners; Eltern, Geschwister, Kinder, Nichten, Neffen, Tanten, Onkel und der Ehepartner oder eine in einer zu den genannten Personen vergleichbaren Beziehung stehende Person; oder jeder, der im gleichen Haushalt wohnt.

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